Phân tích công việc là gì? Ý nghĩa và quy trình phân tích công việc?

Phân tích công việc là công việc đầu tiên cần phải biết của mọi nhà quản trị nhân sự. Quản trị muốn tuyển dụng nhân viên điều mong muốn nhất là đem lại giá trị doanh thu đến với công ty. Lúc này, việc phân bổ nhân viên phù hợp vào từng vị trí công việc sao cho phù hợp và hiệu quả là điều rất khó. Do vậy, để tuyển dụng – điều động vị trí phù hợp với năng lực của từng nhân viên, người quản trị phải phân tích được công việc và hiểu được ý nghĩa và quy trình phân tích công việc trong quản trị nhân sự để phù hợp với đơn vị của bạn.

1. Phân tích công việc là gì?

Phân tích công việc (được dịch sang tiếng Anh có nghĩa là Job analytical) là quá trình thu thập các tư liệu và đánh giá một cách có hệ thống các thông tin quan trọng có liên quan đến các công việc cụ thể trong tổ chức nhằm làm rõ bản chất của từng công việc. Quá trình này nhằm xác định điều kiện tiến hành, các nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn khi thực hiện công việc và các phẩm chất, kỹ năng nhân viên cần thiết phải có để thực hiện công việc điều này cũng giúp nhà quản trị xác định được sự khác biệt của một công việc này với công việc khác.

Mục đích chủ yếu của phân tích công việc là hướng dẫn rõ cách thức xác định một cách chi tiết về chức năng, nhiệm vụ của từng công việc và xác định nên tuyển dụng hay bố trí những người nào phù hợp nhất để thực hiện công việc tốt nhất, tối ưu nhất.

Phân tích công việc là công cụ khá hữu hiệu giúp các tổ chức, doanh nghiệp mới thành lập hoặc đang cần có sự cải tổ hoặc thay đổi về cơ cấu tổ chức, tinh giảm biên chế nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Đây là một quá trình dài mà người quản lý cần có thời gian để ghi chú lại các thông tin liên quan đến bản chất của công việc nhằm đưa ra đánh giá chuẩn xác nhất.

Tóm lại: Không biết phân tích công việc, nhà quản trị sẽ không thể tạo ra sự phối hợp đồng bộ giữa các bộ phận cơ cấu trong doanh nghiệp; không thể đánh giá đựơc chính xác yêu cầu của các công việc đó, do đó, không thể trả lương, kích thích họ kịp thời, chính xác.

2. Ý nghĩa của phân tích công việc trong quản trị nhân sự:

Phân tích công việc có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với nhà quản lý và người lao động, cụ thể:

2.1. Ý nghĩa đối với quản lý và nhà tuyển dụng:

• Phân tích công việc giúp xác định những vấn đề liên quan đến bản chất của từng công việc cụ thể.

– Phân tích công việc giúp nâng cao trình độ của người quản trị bởi khi phân tích công việc cần có sự nghiên cứu, tìm hiểu rõ ràng cụ thể và có sự chỉ đạo của người quản lý nhân sự để dẫn đến việc quyết định nhân sự như tuyển dụng, đề bạt, thù lao… chứ không phải nói một cách chung chung, mơ hồ, thiếu tính nhất quán và không có sự rõ ràng.

– Phân tích công việc giúp người quản trị xác định trách nhiệm, nhiệm vụ liên quan đến công việc và các kỹ năng kiến thức cần có để thực hiện tốt công việc.

– Xác định được mức độ, tính chất của công việc cũng như mức độ khả thi của việc thực hiện và hoàn thành công việc của người lao động dễ dàng hơn. Từ đó đưa ra phương hướng giải quyết, xử lý công việc hay tình huống phát sinh cũng như các chính sách khen thưởng phù hợp khi người lao động làm việc.

– Xác định điều kiện để tiến hành công việc hiệu quả nhất, giúp tiết kiệm thời gian, chi phí cũng như sức lực cho người thực hiện và quá trình đánh giá hiệu quả làm việc.

– Xây dựng được mối tương quan của công việc đó với công việc khác. Tạo cơ sở để cấp quản trị và nhân viên hiểu nhau nhiều hơn

– Định hướng cho quá trình tuyển dụng, lựa chọn nhân sự phù hơp và hoàn thiện việc bố trí, sắp xếp công việc phù hợp với nhân viên thực hiện.

– Xác định nhu cầu đào tạo nhân viên và lập kế hoạch cho các chương trình đào tạo. Lên kế hoạch bổ nhiệm và thuyên chuyển công tác cho nhân viên.

2.2. Ý nghĩa đối với người lao động:

+ Biết được khả năng phù hợp của bản thân với công việc để có thể ứng tuyển và đề xuất mức lương, các chế độ phù hợp nhất.

+ Nắm được nội dung công việc để quá trình làm việc hiệu quả và linh hoạt, nhanh chóng và mang kết quả tốt nhất.

+ Nắm được phần nhiệm vụ, nội dung công việc mình làm và chịu trách nhiệm với phần công việc được giao.

+ Có sự phối hợp và thống nhất trong quá trình làm việc với đồng nghiệp và cấp trên hơn.

+ Có sự phấn đấu, nổ lực trao đồi và hoàn thiện trình độ chuyên môn để phù hợp với công việc được giao, đồng thời phấn đấu để nhận mức lương, trợ cấp phục vụ cho nhu cầu cá nhân và gia đình.

3. Mục đích của phân tích công việc:

Mục đích của phân tích công việc chính là giúp trả lời các câu hỏi sau:

– Công việc của từng nhân viên là gì?

– Công việc được thực hiện ở đâu?

– Phương án xử lý công việc đó như thế nào?

– Tại sao phải thực hiện công việc đó?

– Công việc đó tạo ra lợi nhuận gì cho công ty?

– Khi nào công việc đó được hoàn thành?

– Yêu cầu gì về kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm (trình độ) của nhân viên?

Mục đích chủ yếu của phân tích công việc là hướng dẫn giải thích cách thức xác định một cách chi tiết các chức năng nhiệm vụ chủ yếu của công việc và cách thức xác định nên tuyển chọn hay bố trí những người như thế nào để thực hiện công việc tốt nhất.

4. Phân tích công việc tối ưu nhất cần nội dung gì?

Muốn phân tích công việc tối ưu nhất, bạn cần có những thông tin dưới đây:

– Tình hình thực hiện công việc: Cơ sở thực hiện nhiệm vụ, phương pháp làm việc, thời gian thực hiện, thời gian hoàn thành công việc,…

– Yêu cầu nhân sự: Tiêu chuẩn về chất lượng lẫn số lượng nhân viên thực hiện như trình độ chuyên môn, học vấn, nghiệp vụ, giới tính, kinh nghiệm,…

– Công cụ, máy móc, trang thiết bị cần có hỗ trợ cho công việc đạt chất lượng tốt nhất.

– Tiêu chuẩn thực hiện công việc: Dự trù khoảng thời gian, năng suất,… để đánh giá tiến trình công việc của từng nhân viên.

– Điều kiện làm việc: Kiểm tra sức khỏe, tinh thần nhân viên, đến điều kiện của môi trường như chế độ lương bổng, phụ cấp, đồng phục,…

5. Quy trình phân tích công việc được thực hiện hiện nay như thế nào?

Quy trình phân tích công việc được thể hiện theo các bước sau đây:

Bước 1: Cần phải xác định mục đích sử dụng thông tin chúng ta mới có thể ấn định các phương pháp thu thập thông tin.

Bước 2: Thu nhập các thông tin cơ bản của công ty dựa trên cơ sở sơ đồ tổ chức, các văn bản về mục đích yêu cầu, chức năng quyền hạn của công ty, các phòng ban, quy trình thực hiện công việc và bản mô tả công việc …

Bước 3: Chọn lựa các vị trí đặc trưng và những điểm then chốt để thực hiện phân tích công việc nhằm làm giảm thời gian và tiết kiệm hơn trong phân tích công việc. Công việc này hết sức quan trọng trong quy trình phân tích công việc.

Bước 4: Áp dụng các phương pháp khác nhau để thu thập thông tin phân tích công việc. Tùy theo yêu cầu về mức độ chính xác và chi tiết của thông tin cần thu thập, tùy theo loại hình công việc và khả năng về tài chính của doanh nghiệp có thể sử dụng một hoặc kết hợp các phương pháp thu thập thông tin phân tích công việc sau đây: phỏng vấn, bản câu hỏi và quan sát.

Bước 5: Tiến hành kiểm tra lại thông tin đã thu thập được với các nhân viên đảm nhận công việc đó và cấp quản trị trực tiếp của đương sự. Điều này giúp đạt được sự đồng tình của đương sự về bảng phân tích công việc bởi vì họ có cơ hội duyệt xét lại chính công việc mà họ thực hiện.

Bước 6: Viết nháp bản phân tích công việc, kiểm tra lại về độ chính xác và đầy đủ thông tin qua chính các nhân viên thực hiện công việc hoặc các vị lãnh đạo, có trách nhiệm giám sát thực hiện công việc đó.

6. Sự khác biệt giữa phân tích công việc và mô tả công việc:

Phân tích công việc và mô tả công việc là những khái niệm có liên quan rất chặt chẽ với nhau. Bản mô tả công việc là điều kiện tạo nên bản phân tích công việc.

Phân tích công việc

(Job analytical)

Mô tả công việc

(Job Description)

Phân tích công việc liên quan đến việc đánh giá và phân tích tính chất công việc, về các nhiệm vụ, trách nhiệm, kỹ năng, kiến ​​thức và chuyên môn cần thiết để hoàn thành thành công yêu cầu công việc. Những yếu tố này, xác định rõ nhu cầu từng công việc cụ thể và các điều kiện kỹ năng để người lao động phải hoàn thành công việc một cách thành công và hiệu quả nhất. Bản mô tả công việc là một bản liệt kê các nội dung chính về nhiệm vụ, công việc, trách nhiệm phải thực hiện khi thực hiện một công việc cụ thể.

Bản mô tả sẽ bao gồm các thông tin như chức danh/chỉ định, vị trí công việc, các nhiệm vụ và công việc phải thực hiện, cá tiêu chuẩn cần đạt được, trách nhiệm và mức độ quyền hạn được giao trong công việc, trình độ và kỹ năng kinh nghiệm cần thiết, để phân biệt công việc này so với công việc khác trong công ty, môi trường làm việc và các điều kiện cần thiết để thực hiện công việc

Vậy, phân tích công việc và mô tả công việc là những khái niệm có liên quan rất chặt chẽ với nhau, cả hai hoạt động này đều có ảnh hưởng đến hoạt động hoạch định nguồn nhân lực.