Kỹ năng tham mưu của lãnh đạo quản lý cấp phòng – Thiên Kỳ

Kỹ năng lãnh đạo quản lý cấp phòng là gì? Trong hoạt động quản lý cấp phòng việc để nắm được những kỹ năng quản lý, kỹ năng thực hiện tổ chức là rất cần thiết. Bài viết này Giáo dục Thiên Kỳ sẽ cung cấp thông tin đến các bạn về kỹ năng lãnh đạo quản lý cấp phòng.

Kỹ năng lãnh đạo quản lý cấp phòng là gì?

Căn cứ vào quyết định số 1151/QĐ-BNV về việc Ban hành Tài liệu bồi dưỡng lãnh đạo, quản lý cấp phòng, thì: “Năng lực, lãnh đạo quản lý cấp phòng bao gồm Kiến thức, Kỹ năng và Thái độ của cá nhân hoặc đội ngũ lãnh đạo để hoạch định và tổ chức thực hiện các chương trình kế hoạch để thực hiện tốt nhiệm vụ chức năng của phòng”

Vì vậy, Kỹ năng lãnh đạo quản lý cấp phòng là một trong những yếu tố then chốt trong việc thể hiện năng lực, lãnh đạo của người quản lý. Kỹ năng lãnh đạo quản lý cấp phòng chính là khả năng vận dụng những kiến thức, hiểu biết của người lãnh đạo trong việc quản lý phòng ban, đơn vị của mình.

Một số kỹ năng cơ bản của lãnh đạo quản lý cấp phòng:

+ Tổ chức quá trình lập kế hoạch;

+ Phân công, phối hợp hoạt động;

+ Tổ chức quá trình thông tin, giao tiếp;

+ Tổ chức hội họp và sự kiện;

+ Quản trị xung đột;

+ Xây dựng và thay đổi văn hoá tổ chức;

+ Ra quyết định;

+ Dẫn dắt sự thay đổi.

Xem thêm: Tiểu luận tình huống quản lý lãnh đạo cấp phòng

Kỹ năng lập và tổ chức thực hiện kế hoạch công tác của lãnh đạo cấp phòng

Kỹ năng lập kế hoạch của lãnh đạo cấp phòng

Lập kế hoạch là một quá trình nhằm xác định mục tiêu trong tương lai, dự kiến các kết quả cần đạt được của tổ chức, các phương thức thích hợp để đạt được mục tiêu đó. Thế nên kỹ năng lập kế hoạch của lãnh đạo cấp phòng là rất quan trọng, và để sử dụng tốt được kỹ năng này thì người quản lý, lãnh đạo cấp phòng cần xác định được:

Căn cứ, cơ sở để lập kế hoạch

Lãnh đạo, quản lý cấp phòng là lãnh đạo, quản lý cấp cơ sở, nên để thực hiện tốt được kỹ năng lập kế hoạch thì người lãnh đạo cần phải căn cứ vào cơ sở sau đây:

+ Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của phòng;

+ Căn cứ vào phương hướng công tác của tổ chức đã được xác định;

+ Căn cứ vào kế hoạch chiến lược hoặc kế hoạch trung hạn, dài hạn của cấp trên;

+ Căn cứ vào tình hình thực tế công việc của phòng và các nguồn lực hiện có của tổ chức của phòng mình;

+ Căn cứ vào nguồn lực của phòng.

Yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng lập kế hoạch

Trong quá trình lập kế hoạch thì sẽ có nhiều yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng của kế hoạch, nhưng tựu chung lại có hai yếu tố chính ảnh hưởng đến đó là:

– Yếu tố chủ quan:

+ Trình độ, kinh nghiệm, kỹ năng của người lập kế hoạch

+ Tác động tâm lý của những người lập kế hoạch, ví dụ như: thời gian hay sự phối hợp làm việc

+ Phương pháp làm việc của những người lập kế hoạch chưa khoa học, chưa huy động được sự tham gia của các thành viên trong phòng vào quá trình xây dựng kế hoạch.

– Yếu tố khách quan:

+ Kế hoạch định hướng cấp trên luôn thay đổi, điều chỉnh mục tiêu của tổ chức

+ Hệ thống văn bản quy định về tài chính của cả tổ chức và của cả hệ thống đều thay đổi

+ Sự ủng hộ của cấp trên, cấp dưới và đồng nghiệp cùng với sự phối hợp chặt chẽ giữa họ

+ Thông tin liên quan đến lập kế hoạch

+ Thiếu các nguồn lực cần thiết như công nghệ thông tin, số liệu và có thể do lãnh đạo thiếu tầm nhìn.

Quy trình lập kế hoạch công tác lãnh đạo cấp phòng

Để thực hiện tốt được quy trình lập kế hoạch, người lãnh đạo cấp phòng cần nắm rõ các bước sau đây:

Bước 1: Xác định mục tiêu cần đạt được và các hoạt động cần làm để đạt được mục tiêu kế hoạch

Bước 2: Nhóm các hoạt động lại để tối ưu hoá việc sử dụng nguồn lực

Bước 3: Xác định các nguồn lực để thực hiện

Bước 4: Thiết lập các bộ phận

Bước 5: Phân công trách nhiệm cho cá nhân, bộ phận, tổ chức

Bước 6: Quy định mối quan hệ giữa các thành viên khi tham gia thực hiện kế hoạch

Bước 7: Xác định các rủi ro có thể và đối sách hạn chế những rủi ro đó

Bước 8: Viết thành văn bản, trình bày lãnh đạo và ban hành chính để thực hiện.

Kỹ năng tổ chức thực hiện kế hoạch của lãnh đạo cấp phòng

Tổ chức thực hiện kế hoạch là quá trình biến kế hoạch thành thực tế thông qua việc xác lập các kế hoạch hành động và tổ chức thực hiện các kế hoạch hành động này. Để thực hiện tốt kỹ năng tổ chức thực hiện kế hoạch thì người lãnh đạo cấp phòng cần nắm rõ được những nội dung sau đây:

Yếu tố ảnh hưởng đến thực hiện kế hoạch:

Để thực hiện tốt kế hoạch thì cũng sẽ có những yếu tố ảnh hưởng, và một trong những yếu tố ảnh hưởng đó là:

– Yếu tố bên trong tổ chức:

+ Việc bố trí phân bổ các nguồn lực chưa kịp thời và chưa hợp lý

+ Năng lực thực hiện kế hoạch của cán bộ, viên chức và người lao động

+ Công tác chỉ đạo, điều hành của đội ngũ lãnh đạo chưa được thống nhất

+ Cơ sở vật chất

+ Nội dung bản kế hoạch không phù hợp với điều kiện thực tế

– Yếu tố bên ngoài của tổ chức:

+ Văn bản, chủ trương của cấp trên có sự thay đổi

+ Chi phí thực hiện, giá cả thị trường có sự thay đổi so với kế hoạch ban đầu

+ Những yếu tố khác như: thời gian, tác nghiệp sai, ý thức,…

Nội dung chính trong việc thực hiện kế hoạch

1. Xác định bố trí nguồn lực thực hiện kế hoạch

Sau khi kế hoạch đã được xác lập thì tiến hành để thực hiện kế hoạch đó, và người lãnh đạo cấp phòng cần bố trí nguồn lực thực hiện cho phù hợp, nguồn lực thực hiện kế hoạch gồm có:

– Nhân lực: là những người tham gia vào quá trình thực hiện kế hoạch

– Tài lực: nguồn tài chính để thực hiện kế hoạch

+ Tài chính tiền được lấy từ nguồn nào để thực hiện

+ Nguồn tài chính từ ngân sách nhà nước hay từ nguồn sự nghiệp đơn vị

– Vật lực: Các trang thiết bị triển khai cho việc thực hiện kế hoạch

– Các nguồn lực khác

2. Phân công, phối hợp công tác, làm việc nhóm.

Để việc triển khai kế thực hiện kế hoạch được diễn ra thuận lợi và tốt nhất, thì người quản lý, lãnh đạo cấp phòng cần có sự phân công, phối hợp công tác và làm việc nhóm trong đội ngũ của mình một cách nhuần nhuyễn và ăn ý nhất.

+ Phân công: Khi kế hoạch bắt đầu triển khai thực hiện thì người lãnh đạo cần phân công công việc cho phó phòng và nhân viên trong phòng để tiến hành thực hiện kế hoạch

+ Phối hợp: Trong quá trình thực hiện người lãnh đạo có trách nhiệm phối hợp với các thành viên trong đơn vị nhằm đạt được mục tiêu chung

+ Làm việc nhóm: Tổ chức các nhóm làm việc để việc thực hiện được trơn tru và tốt nhất.

3. Theo dõi, kiểm tra, đánh giá thực hiện kế hoạch

Trong quá trình triển khai thực hiện kế hoạch thì việc thường xuyên theo dõi, kiểm tra và đánh giá thực hiện là việc cần thiết của người lãnh đạo cấp phòng, với hoạt động này giúp cho quá trình thực hiện tránh được những sai sót không đáng có

+ Theo dõi: Là hoạt động thường xuyên, định kỳ thu thập, phân tích thông tin số liệu về tiến độ thực hiện kế hoạch và nhằm xác định các vấn đề khó khăn vướng mắc để kịp thời xử lý.

+ Đánh giá thực hiện kế hoạch: là hoạt động định kỳ kiểm điểm và đánh giá việc hoàn thành các kết quả đầu ra, các kết quả trực tiếp dài hạn, đánh giá tính hiệu suất, hiệu quả của kế hoạch để đưa ra những phương án, điều chỉnh cần thiết cho kế hoạch tiếp theo.

4. Báo cáo thực hiện kế hoạch

Báo cáo thực hiện kế hoạch là nhiệm vụ định kỳ, thường xuyên của những người thực hiện, việc báo cáo giúp cho người lãnh đạo nắm được cụ thể thông tin, quá trình thực hiện kế hoạch.

Kỹ năng triển khai công việc của lãnh đạo cấp phòng

Để việc thực hiện kế hoạch được diễn ra trơn tru và thuận lợi nhất, ngoài việc nắm rõ quy trình thực hiện, thì người lãnh đạo cũng phải có những kỹ năng thực hiện kế hoạch một cách tốt nhất, và một số kỹ năng đó là:

+ Kỹ năng phân công công việc;

+ Kỹ năng uỷ quyền;

+ Kỹ năng tổ chức làm việc nhóm và giải quyết xung đột nhóm;

+ Kỹ năng giám sát, kiểm tra thực hiện công việc;

+ Kỹ năng đánh giá thực hiện kế hoạch;

+ Báo cáo và thực hiện kế hoạch công việc.

Xem thêm: Tài liệu bồi dưỡng lãnh đạo cấp phòng

Kỹ năng tham mưu của lãnh đạo cấp phòng

Theo TS Trần Đình Huỳnh: “Tham mưu là khi một tổ chức hoặc một cá nhân tham gia (tham dự) vào việc đề xuất thiết kế một kế hoạch, một chương trình và tổ chức thực hiện (thi công) các kế hoạch, chương trình của một chủ thể quyền lực lãnh đạo, quản lý nhất định”

Kỹ năng tham mưu lãnh đạo cấp phòng luôn được coi là mảng hoạt động quan trọng của người lãnh đạo, quản lý cấp phòng, kỹ năng tham mưu là sự tham gia vào quá trình lãnh đạo quản lý theo thẩm quyền.

Nội dung tham mưu của lãnh đạo cấp phòng

Trong hoạt động lãnh đạo cấp phòng, công tác tham mưu chiếm vị trí rất quan trọng và cần thiết, để tham mưu tốt và chính xác cho lãnh đạo cấp trên, người lãnh đạo cấp phòng cần nắm được nội dung trong công tác tham mưu đó là:

+ Tham mưu phải đảm bảo tính phù hợp pháp luật, đáp ứng mục tiêu, nhiệm vụ của tổ chức;

+ Tham mưu phải kịp thời, có tính nguyên tắc cao, nhưng xem xét giải quyết công việc cụ thể với thái độ khách quan, biện chứng.

+ Tham mưu phải đầy đủ, toàn diện, song không định kiếm, hẹp hòi, không bảo thủ, góp phần hình thành, củng cố và phát triển văn hóa của tổ chức;

+ Tham mưu đồng thời phải góp phần nâng cao hiệu quả phối hợp công tác giữa các phòng, các cá nhân trong tổ chức, đơn vị, cũng như nâng cao hiệu quả phối hợp công tác giữa các đơn vị trong và ngoài ngành…

Chính vì vậy, yêu cầu người lãnh đạo phòng làm công tác tham mưu phải có:

+ Năng lực chuyên môn sâu, tinh thông về lĩnh vực mình đảm trách, với tính chuyên nghiệp cao, người có kiến thức và kỹ năng về lãnh đạo quản lý.

+ Tài năng và trách nhiệm của người có kỹ năng tham mưu lãnh đạo cấp phòng là người có khả năng chuyên sâu để đưa ra các phương án, kế hoạch, chương trình, các phương án và tính toán dự báo có căn cứ về tính hiệu quả và hệ quả của từng chương trình, phương án.

Các nguyên tắc tham mưu

Một số nguyên tắc tham mưu đối với công tác tham mưu của lãnh đạo cấp phòng:

+ Tham mưu phải căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được cấp có thẩm quyền giao;

+ Tham mưu phải nhằm thực hiện cho được các mục tiêu của đơn vị và của cấp phòng;

+ Tham mưu phải tuân thủ theo đúng pháp luật.

Các kỹ năng trong công tác tham mưu

Công tác tham mưu chiếm vai trò quan trọng và then chốt trong các hoạt động của người lãnh đạo, quản lý. Hoạt động tham mưu có tốt hay không phụ thuộc vào việc người lãnh đạo cấp phòng vận dụng kỹ năng trong công tác tham mưu đến đâu.

Một số kỹ năng trong công tác tham mưu đó là:

+ Kỹ năng thu thập và xử lý thông tin

+ Kỹ năng lựa chọn giải pháp trong công tác tham mưu

+ Kỹ năng trình bày trong công tác tham mưu

+ Kỹ năng thuyết phục trong công tác tham mưu

Bài viết trên đây chúng tôi đã tổng hợp và đưa ra được những thông tin tổng quan về kỹ năng lãnh đạo và quản lý cấp phòng, hy vọng bài viết trên đã có thể giải đáp một phần những thắc mắc của quý anh chị về kỹ năng lãnh đạo quản lý. Anh chị có thể tìm hiểu thêm về chương trình bồi dưỡng chứng chỉ lãnh đạo cấp phòng để biết chi tiết bề kế hoạch tuyển sinh năm 2021.

Mọi thông tin các bạn có thể tham khảo tại:

CÔNG TY CỔ PHẦN GIÁO DỤC THIÊN KỲ

Add: Tầng 3, Số 11B, Ngõ 1 Quan Nhân, Thanh Xuân, Hà Nội

Website: thienky.edu.vn

Email: thienky.edu@gmail.com

Page: Công ty cổ phần Giáo dục Thiên Kỳ

Hotline: 0969 328 797