Mẫu đơn xin gia hạn giấy phép hoạt động văn phòng đại diện mới

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Doanh nghiệp có quyền lập chi nhánh, văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài. Doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều chi nhánh, VPĐD tại một địa phương theo địa giới hành chính. Vậy không giới hạn việc thành lập văn phòng đại diện. Thương nhân xin cấp giấy phép hoạt động văn phòng đại diện mà hết thời hạn hoạt động thì phải viết đơn xin gia hạn giấy phép hoạt động để tiếp tục làm việc. Vậy khi hết hạn giấy phép hoạt động cần phải gửi đơn gì để xin gia hạn, thủ tục xin gia hạn văn phòng đại diện và một số thủ tục liên quan?

Căn cứ pháp lý:

– Luật thương mại sửa đổi năm 2019.

Luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài: 1900.6568

1. Mẫu đơn xin gia hạn giấy phép hoạt động văn phòng đại diện là gì?

Mẫu đơn xin gia hạn giấy phép hoạt động văn phòng đại diện là mẫu đơn thương nhân lập ra ghi rõ thông tin của văn phòng đại diện với mục đích xin gia hạn giấy phép

Mẫu đơn xin gia hạn giấy phép hoạt động văn phòng đại diện là mẫu đơn mà thương dân lập ra để xin được gia hạn thêm giấy phép hoạt động văn phòng đại diện.

2. Đơn xin gia hạn giấy phép hoạt động văn phòng đại diện mới nhất:

Tên mẫu đơn: Đơn đề nghị gia hạn giấy phép thành lập văn phòng đại diện

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

———

.., ngày….. tháng…… năm……

ĐƠN ĐỀ NGHỊ GIA HẠN GIẤY PHÉP THÀNH LẬP VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN

Kính gửi: Sở Công thương ………

Tên thương nhân: (ghi bằng chữ in hoa, tên trên Giấy phép thành lập/ đăng ký kinh doanh):….

Tên thương nhân viết tắt (nếu có):…

Quốc tịch của thương nhân:….

Địa chỉ trụ sở chính: (địa chỉ trên Giấy phép thành lập/đăng ký kinh doanh)…..

Giấy phép thành lập (đăng ký kinh doanh) số:…

Do …. cấp ngày…. tháng… năm…. tại……..

Lĩnh vực hoạt động chính:…..

Vốn điều lệ…..

Số tài khoản:… tại Ngân hàng:…..

Điện thoại:….. Fax:…

Email:….. Website: (nếu có)…..

Đại diện theo pháp luật: (đại diện có thẩm quyền)

Họ và tên:…..

Chức vụ:….

Quốc tịch:…..

Tên Văn phòng đại diện (ghi theo tên trên Giấy phép thành lập)…..

Tên viết tắt: (nếu có)…..

Tên giao dịch bằng tiếng Anh:…..

Địa điểm đặt trụ sở Văn phòng đại diện: (ghi rõ số nhà, đường/phố, phường/xã, quận/huyện, tỉnh/thành phố):…..

Giấy phép thành lập số:…..

Do….. cấp ngày….. tháng….. năm…… tại….

Số tài khoản ngoại tệ:….. tại Ngân hàng:….

Số tài khoản tiền Việt Nam:….. tại Ngân hàng:…..

Điện thoại:…. Fax:…..

Email:……. Website: (nếu có)……

Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện: (ghi cụ thể lĩnh vực hoạt động theo Giấy phép)……

Người đứng đầu Văn phòng đại diện:

Họ và tên:…… Giới tính:…..

Quốc tịch:…….

Số hộ chiếu/Chứng minh nhân dân:….

Do ….. cấp ngày…..tháng……năm……. tại….…

Chúng tôi đề nghị gia hạn Giấy phép thành lập với nội dung cụ thể như sau:

1. Lý do đề nghị gia hạn:……

2. Thời hạn đề nghị được gia hạn thêm:…….

Chúng tôi xin cam kết:

1. Chịu trách nhiệm hoàn toàn về sự trung thực và sự chính xác của nội dung Đơn đề nghị và tài liệu kèm theo.

2. Chấp hành nghiêm chỉnh mọi quy định của pháp luật Việt Nam liên quan đến Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam và các quy định của Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.

Đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài

(Ký, đóng dấu và ghi rõ họ tên)

3. Hướng dẫn thủ tục gia hạn giấy phép thành lập văn phòng đại diện:

1. Trình tự thực hiện

– Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ xin gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.

– Bước 2: Nộp đầy đủ hồ sơ tại bộ phận Tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả tại Sở Công Thương.

– Bước 3: Đến ngày hẹn trong phiếu, đến nơi nộp hồ sơ đóng lệ phí nhận giấy phép với trường hợp được cấp. Trường hợp không đủ điều kiện cấp giấy phép sẽ nhận văn bản trả lời của Sở Công Thương.

2. Cách thức thực hiện

Làm việc trực tiếp tại Sở Công Thương

3. Thành phần hồ sơ

– Đơn đề nghị gia hạn Giấy cấp phép thành lập VPĐD theo mẫu quy định

– Bản gốc Giấy phép thành lập Văn phòng Đại diện đã được cấp

– Báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế trong năm tài chính gần nhất do cơ quan có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập hoặc được tổ chức độc lập, có thẩm quyền cấp hoặc xác nhận chứng minh sự tồn tại và hoạt động thực sự của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;

– Báo cáo hoạt động của Văn phòng đại diện tính từ thời điểm thành lập đến thời điểm đề nghị gia hạn (đối với trường hợp đề nghị gia hạn kể từ lần thứ hai, Văn phòng đại diện chỉ thực hiện báo cáo hoạt động từ thời điểm gia hạn gần nhất đến thời điểm đề nghị gia hạn kế tiếp).

Chú ý: Các giấy tờ do cơ quan nước ngoài có thẩm quyền cấp hay xác nhận đối với hồ sơ Văn phòng đại diện phải được hợp pháp hoá lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam và dịch ra tiếng Việt; bản dịch, bản sao phải được công chứng theo quy định của pháp luật Việt Nam

Số lượng hồ sơ: 01 bộ chính

4. Một số quy định pháp lý liên quan:

Chức năng hoạt động của văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện là đại diện cho quyền và lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp theo ủy quyền và bảo vệ các quyền và lợi ích đó.

Văn phòng đại diện không được thực hiện các hoạt động kinh doanh sinh lời nào khác. Văn phòng đại diện không có quyền tự nhân danh mình ký kết hợp đồng riêng. Doanh nghiệp chịu tất cả các nghĩa vụ tài chính phát sinh từ hoạt động của văn phòng đại diện nên việc hạch toán của văn phòng đại diện phụ thuộc vào doanh nghiệp.

Khi tiến hành giao dịch với văn phòng đại diện trong ký kết hợp đồng. Hợp đồng ký kết với văn phòng đại diện là nhân danh cho doanh nghiệp, nên khi thảo luận và tiến hành ký kết hợp đồng với văn phòng đại diện, bên đối tác cần yêu cầu phía văn phòng đại diện xuất trình giấy ủy quyền hợp pháp từ phía doanh nghiệp. Nội dung của giấy ủy quyền này phải liên quan trực tiếp đến hợp đồng ký kết để tránh phát sinh tranh chấp gây thiệt hại về tài chính cũng như uy tín của các bên.

Văn phòng đại diện là đơn vị hợp pháp trực thuộc doanh nghiệp và chỉ có chức năng thay mặt doanh nghiệp về mặt hành chính. Văn phòng đại diện có 10 chức năng sau:

– Thực hiện công việc phát triển các ngành nghề kinh doanh đã được cơ quan chức năng cấp phép trên địa bàn hoạt động theo pháp luật hiện hành.

– Thực hiện các công việc báo cáo với các cơ quan chức năng tại địa phương theo đúng quy định của nhà nước.

– Thực hiện báo cáo tài chính định kỳ về trụ sở chính theo quy định riêng của doanh nghiệp

– Thực hiện việc báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, kết quả tăng trưởng và chiến lược phát triển của cơ sở hàng năm.

– Tổ chức công việc hạch toán kinh tế theo nguyên tắc hạch toán độc lập.

– Xây dựng và hoàn thiện bộ máy quản lý theo qui mô định hướng của Hội đồng quản trị.

– Phối hợp với văn phòng trụ sở chính của doanh nghiệp và các cơ sở và chi nhánh khác trong việc khai thác khách hàng cũng như việc điều động nhân viên.

– Quản lý các mặt kinh doanh tại địa bàn hoạt động.

– Soạn thảo những văn bản pháp quy để phục vụ cho mọi hoạt động của văn phòng dựa trên những văn bản pháp quy của doanh nghiệp.

– Chăm lo đời sống vật chất và tinh thần cho cán bộ nhân viên tại cơ sở.

Điều kiện gia hạn giấy phép văn phòng đại diện:

– Thương nhân nước ngoài vẫn còn hoạt động theo pháp luật tại quốc gia mà thương nhân đã thành lập;

– Văn phòng đại diện không vi phạm các quy định của pháp luật Việt Nam;

– Thủ tục gia hạn cần được thực hiện ít nhất 30 ngày trước khi Giấy phép thành lập văn phòng đại diện hết hạn.

Hồ sơ gia hạn giấy phép hoạt động VPĐD:

Hồ sơ cần chuẩn bị bao gồm:

– Đơn đề nghị gia hạn (theo mẫu của Bộ Công Thương);

– Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh của thương nhân nước ngoài hoặc giấy tờ có giá trị tương đương (phải được dịch sang tiếng Việt và đóng dấu hợp pháp lãnh sự);

– Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc xác nhận hoàn thành nghĩa vụ thuế của thương nhân nước ngoài (phải được dịch sang tiếng Việt và công chứng, chứng thực);

– Bản sao Giấy phép thành lập văn phòng đại diện;

– Giấy giới thiệu hoặc ủy quyền cho một cá nhân khác thực hiện thủ tục (trong trường hợp người có nghĩa vụ không trực tiếp thực hiện thủ tục).

Văn phòng đại diện có con dấu riêng không?

Dựa theo khoản 6 Điều 4 Nghị định số 58/2001/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu quy định về các cơ quan, tổ chức được sử dụng con dấu không có hình quốc huy: “ Các tổ chức kinh tế được quy định theo Luật Doanh nghiệp, Luật Đầu tư, Luật Hợp tác xã và các tổ chức kinh tế khác theo quy định của pháp luật; các đơn vị trực thuộc, chi nhánh, văn phòng đại diện của các tổ chức kinh tế này được sử dụng con dấu”.

Chậm gia hạn giấy phép văn phòng đại diện?

Căn cứ theo quy định của Khoản 1 Điều 23 Nghị định 07/2016 NĐ-CP ghi rõ:

– Hồ sơ gia hạn giấy phép thành lập văn phòng đại diện , giấy phép thành lập chi nhánh phải được nộp trong thời hạn ít nhất 30 ngày trước khi giấy phép hoạt động hết hạn

Theo Khoản 1 điều trên, nếu công ty, doanh nghiệp chậm gia hạn giấy phép hoạt động văn phòng đại diện sẽ được xem là quên không làm thủ tục gia hạn. Như vậy có thể thấy, công ty, doanh nghiệp đã vi phạm điều lệ của pháp luật hiện hành.

Việc gia hạn giấy phép hoạt động văn phòng đại diện là việc làm vô cùng quan trọng. Nó không chỉ thể hiện doanh nghiệp luôn tôn trọng luật pháp mà còn tạo dựng niềm tin với khách hàng. Gia hạn giấy phép hoạt động do người đứng đầu văn phòng đại diện hoặc chi nhánh phải tới cơ quan thẩm quyền để xin cấp phép. Nhưng vì lý do nào đó người đứng đầu không thể tới làm việc với cơ quan thẩm quyền có thể ủy quyền bằng văn bản cho người khác thực hiện quyền và nghĩa vụ. Điều được căn theo quy định Khoản 3, Điều 33 Nghị định 07/2016 NĐ-CP

Trên đây là bài viết tham khảo của công ty Luật Dương Gia gửi tới bạn đọc về mẫu đơn xin gai hạn giấy phép hoạt động của văn phòng đại diện, hướng dẫn soạn đơn và một số thủ tục liên quan đến gia hạn giấy phép hoạt động VPĐD