3+ Phương pháp rèn luyện kỹ năng ghi chép cực hiệu quả!

Bạn có bao giờ đặt ra câu hỏi “Tại sao những người thành công như doanh nhân, bác sĩ, luật sư,…khi xuất hiện trên TV, họ luôn cầm theo một cuốn sổ và một cây bút để ghi chép thông tin quan trọng mà lại không sử dụng các phần mềm ghi chú vô cùng tiện lợi như Microsoft OneNote hay Evernote không?”. Đúng là hiện đại và tiện lợi thật đấy, nhưng chắc chắn việc ghi chép bằng kỹ thuật số sẽ không bao giờ thay thế hoàn toàn được kỹ năng ghi chép thủ công, phải không nào?

Để trả lời cho câu hỏi phía trên, chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu về 5 lợi ích của việc ghi chép bằng tay. Đồng thời, sau khi đọc bài viết này, bạn sẽ nắm được 3 phương pháp ghi chép cực kỳ hiệu quả đã được rất nhiều doanh nhân áp dụng và thành công.

» Có thể bạn quan tâm: Kỹ năng đặt câu hỏi

1. Lợi ích của việc ghi chép

Kỹ năng ghi chép mang lại rất nhiều lợi ích cho cả học sinh sinh viên và người đã đi làm, chẳng hạn như:

• Tăng khả năng tập trung: Khi thực hiện ghi chú trên máy tính, chúng ta có thể bị phân tâm bởi các thông báo từ email và các tab đang mở trên trình duyệt web. Ngược lại, khi ghi chép bằng tay, xung quanh chúng ta không còn yếu tố nào gây nhiễu, và khi đó khả năng tập trung của bạn sẽ tăng lên;

• Giúp bạn tỉnh táo: Việc bạn lắng nghe một cách cẩn thận, sau đó ghi chép những gì nghe được vào một cuốn sổ khiến cả cơ thể và trí óc của bạn cũng hoạt động theo. Và điều đó sẽ giúp bạn luôn trong trạng thái tỉnh táo, tránh cảm giác mất tập trung hoặc buồn ngủ;

• Tăng khả năng hiểu: Tốc độ đánh máy thường nhanh hơn tốc độ viết bằng tay, vì vậy nhiều người có xu hướng tận dụng tốc độ đánh máy của mình để viết các ghi chú dài hơn. Nhưng vô hình chung điều này lại khiến chúng ta chỉ biết ghi như một cái máy mà không hiểu mình vừa ghi những gì. Ngược lại, khi viết tay, chúng ta buộc phải dành nhiều thời gian để nghiên cứu những nội dung này ở mức độ sâu hơn;

• Cải thiện khả năng ghi nhớ: Nhiều nhà nghiên cứu phát hiện ra rằng nếu chúng ta ghi chép lại thông tin quan trọng, chúng ta có thể nhớ được 34% những gì đã được nghe. Còn nếu lắng nghe mà không ghi chép lại thì chúng ta chỉ có thể ghi nhớ được 5% thông tin quan trọng mà thôi;

• Khơi nguồn sự sáng tạo của bạn: Với kỹ năng ghi chép thủ công, bạn có thể tự do sáng tạo thêm một số hình ảnh minh họa theo ý hiểu của bản thân hoặc là lập một sơ đồ thú vị để minh họa các khái niệm đã học. Và những điều này thì cực kỳ hạn chế khi bạn ghi chú bằng công cụ kỹ thuật số, trừ khi bạn sở hữu một chiếc máy tính bảng và bút cảm ứng.

» Tham khảo: Kỹ năng giao tiếp hiệu quả

2. Rèn luyện kỹ năng ghi chép như thế nào?

Cũng giống như các kỹ năng mềm khác, kỹ năng ghi chép có thể cải thiện từng ngày thông qua 4 lưu ý sau:

2.1. Phải có sự chuẩn bị trước

Trước khi làm gì bất cứ điều gì, bạn đều phải có sự chuẩn bị trước thì những việc mà bạn sắp thực hiện mới đạt được hiệu quả cao nhất.

Nếu bạn vẫn còn đi học, hãy đọc trước nội dung bài giảng, slide và các yêu cầu có trong sách giáo khoa hoặc giáo trình. Hãy note lại những phần mà bạn chưa hiểu để yêu cầu thầy cô nói rõ hơn trong buổi học chính thức. Đồng thời đừng quên xem lại tất cả ghi chú quan trọng trong những bài giảng trước. Điều này sẽ giúp bạn nắm được khái quát những gì sắp học trong buổi tiếp theo.

Đối với người đi làm cũng vậy, ít nhất bạn cần nắm được buổi họp sẽ thảo luận về vấn đề gì và thông tin nào là quan trọng nhất. Trong một buổi họp với lượng thông tin lớn như vậy, chắc chắn sẽ có những nội dung mà bạn cảm thấy còn mông lung và cần xác nhận lại. Việc chuẩn bị nội dung cuộc họp trước ở nhà như vậy sẽ giúp bạn biết được cần ghi chép những gì và xác định thông tin nào chưa rõ để hỏi đúng đối tượng.

2.2. Hạn chế những thứ gây mất tập trung

Những drama gay cấn trên mạng xã hội hay những cuộc tán gẫu với bạn bè,…là thứ mà chúng ta khó có thể cưỡng lại được. Và nếu những thông tin đó cứ xuất hiện xung quanh bạn thì làm sao bạn có thể ghi chép những thông tin quan trọng trong bài giảng hay trong cuộc họp được nữa?

Vì vậy, hãy tắt thông báo trên điện thoại, laptop,…hoặc là bật chế độ máy bay trong thời gian ngắn khi không cần thiết để hạn chế tối đa những thứ gây mất tập trung xuất hiện trong tầm nhìn của bạn.

2.3. Ghi chép có chọn lọc

Đừng cố gắng viết ra tất cả những gì mà người nói đang truyền đạt. Người có kỹ năng ghi chép hiệu quả chỉ cần lắng nghe lập luận tổng thể và ghi lại những điểm chính hoặc thông tin quan trọng mà thôi. Vậy đâu là những thông tin quan trọng mà chúng ta cần ghi chép lại?

• Nhận xét giới thiệu: Các bài giảng thường bắt đầu bằng một thông tin tổng quan hữu ích về các ý tưởng hoặc chủ đề chính. Hãy ghi lại thông tin này, nó sẽ giúp bạn dễ dàng nắm bắt được bức tranh tổng thể;

• “Biển chỉ dẫn” bằng lời nói cho biết điều gì đó quan trọng sắp được truyền đạt. Giảng viên thường báo hiệu thông tin chính bằng những cụm từ như: “Có 4 khía cạnh chính…”, “Điều quan trọng là…” hoặc “Tóm lại….”;

• Nội dung lặp lại: Những điểm quan trọng thường sẽ được lặp lại, đặc biệt là trong phần giới thiệu và kết luận;

• Các dấu hiệu âm vị học (nhấn mạnh giọng nói, thay đổi âm lượng, tốc độ, cảm xúc và sự nhấn mạnh) của người nói thường sẽ kèm theo thông tin quan trọng;

• Các tín hiệu phi ngôn ngữ (nét mặt, tín hiệu tay và cơ thể) cũng sẽ cho thấy điều gì đó quan trọng đang được nói;

• Lưu ý những gì có trên hình ảnh.

2.4. Tổ chức lại thông tin

Hãy tổ chức, sắp xếp lại những thông tin mà bạn vừa ghi chép được trong khi bài giảng vẫn còn đọng lại trong tâm trí bạn. Việc tổ chức lại sẽ giúp bạn nhớ những gì đã nói, củng cố sự hiểu biết của bạn và giúp xác định những lỗ hổng trong kiến thức.

• Đọc qua ghi chú của bạn, sau đó sửa lỗi chính tả, chú thích các từ ngữ viết tắt (nếu cần). Các ký hiệu và chữ viết tắt cho các từ, cụm từ hoặc tên thường được sử dụng rất nhiều để ghi chú trong bài giảng khi tốc độ viết của bạn không thể đuổi kịp tốc độ nói của đối phương. Bạn có thể tạo một danh sách các ký hiệu / chữ viết tắt thường được sử dụng và ý nghĩa của chúng ở trang đầu tiên hoặc trang cuối cùng của cuốn sổ để bạn có thể dễ dàng tham khảo chúng trong tương lai;

• Hãy thử chia nhỏ các phần thông tin tương tự thành các danh mục mà bạn có thể nhớ dễ dàng hơn;

• Bổ sung thông tin còn thiếu mà bạn không thể ghi kịp khi ở trên lớp và thêm bất cứ điều gì mà bạn nghĩ đến về chủ đề này;

• Sử dụng bút màu, bút highlight và các ký hiệu đầu dòng để đánh dấu cấu trúc cũng như nhấn mạnh các điểm chính, phân loại các chủ đề khác nhau và liên kết các khái niệm;

• Giải thích và làm rõ các sơ đồ bằng cách viết một đoạn chú thích đơn giản về ý nghĩa của chúng theo ý hiểu của riêng bạn;

• Suy ngẫm về chính quá trình học tập: Bạn thấy khó hiểu điều gì? Bạn đã giải quyết vấn đề hoặc làm sáng tỏ hiểu biết của mình như thế nào?

3. 3 phương pháp ghi chép cực hiệu quả

Có hàng chục phương pháp ghi chép được áp dụng trên khắp thế giới, nhưng trong bài viết này chúng tôi sẽ chỉ chọn lọc 3 phương pháp mà chúng tôi cho là hiệu quả và dễ dàng sử dụng nhất. Đó là:

3.1. Phương pháp sơ đồ tư duy (Mind-mapping Method)

Giả sử chúng tôi đưa cho bạn 2 tờ giấy: tờ thứ nhất toàn chữ là chữ và ghi 10 định nghĩa về chủ đề “Tâm lý học”; tờ thứ hai cũng ghi 10 định nghĩa nhưng không phải chủ đề “Tâm lý học” mà là chủ đề “Sinh học”. Điểm đặc biệt là tờ thứ hai sẽ có thêm màu sắc và hình ảnh liên quan.

Năm phút sau, chúng tôi sẽ yêu cầu bạn đọc lại những định nghĩa mà bạn nhớ được trong hai tờ giấy này. Vậy bạn nghĩ mình sẽ nhớ được thông tin trong tờ giấy nào nhiều hơn? Để chúng tôi thử đoán trước nhé, chắc hẳn là tờ giấy thứ hai phải không?

Sở dĩ chúng tôi đoán được bởi vì đó cũng chính là cách mà bộ não của chúng ta tiếp nhận thông tin. Não bộ có xu hướng ghi nhớ thông tin dưới dạng hình ảnh lâu hơn là thông tin dưới dạng chữ viết và những con số. Và phương pháp sơ đồ tư duy là một phương pháp cải thiện kỹ năng ghi chép ứng dụng rất tốt điều này.

Vậy làm thế nào để áp dụng phương pháp ghi chép bằng sơ đồ tư duy?

• Bước 1: Chuẩn bị giấy A4 và thật nhiều bút với đủ các màu sắc khác nhau;

• Bước 2: Ghi tên chủ đề hoặc dán hình ảnh có liên quan ở chính giữa trang giấy;

• Bước 3: Vẽ thêm các ý phụ từ chủ đề chính. Lưu ý là chỉ cần ghi ý phụ bằng các từ khóa ngắn gọn và súc tích. Đồng thời bạn cần liên kết các ý phụ với chủ đề chính bằng cách vẽ thêm các nhánh dạng cong bởi vì đường cong sẽ giúp cho quá trình ghi nhớ trở nên hấp dẫn hơn là đường thẳng;

• Bước 4: Tiếp tục bổ sung các ý nhỏ hơn cho mỗi ý phụ. Mỗi cấp nhánh bạn nên sử dụng một màu sắc khác nhau.

3.2. Kỹ thuật ghi chép Cornell (Cornell Method)

Kỹ thuật ghi chép Cornell được nghiên cứu vào những năm 1950 tại Đại học Cornell, và đây là một trong những phương pháp ghi chú phổ biến nhất hiện nay.

Trong phương pháp này, trang giấy sẽ được chia thành 3 phần:

• Một cột hẹp được gọi là phần gợi ý (chiếm 30% chiều ngang của tờ giấy);

• Một cột rộng hơn cho các ghi chú thực tế của bạn (chiếm 70% chiều ngang của tờ giấy);

• Một bảng tóm tắt ở dưới cùng.

Phần gợi ý là phần mà bạn ghi vào các ý chính, từ khóa, câu hỏi kiểm tra tiềm năng và hơn thế nữa. Phần này dành để giúp bạn nhớ lại các chủ đề và ý tưởng lớn hơn.

Phần ghi chú được dành để mở rộng và giải thích những nội dung có trong phần gợi ý. Tất cả những gì bạn nghe được sẽ ghi hết vào cột này

Phần tóm tắt là phần bạn viết tất cả thông tin trong một hoặc hai câu ngắn gọn.

3.3. Phương pháp lập dàn ý (Outline Method)

Lập dàn ý là một trong những phương pháp ghi chép đơn giản nhất mà bất kỳ ai cũng có thể áp dụng được mà không gặp phải vấn đề gì. Trên thực tế, phương pháp lập dàn ý được lấy cảm hứng từ phương pháp ghi chú Cornell vì giữa chúng có một vài điểm điểm tương đồng.

Khi sử dụng phương pháp lập dàn ý, ý tưởng là chọn bốn hoặc năm điểm chính sẽ được đề cập trong một bài học cụ thể . Dưới những điểm chính đó, bạn viết những điểm phụ chuyên sâu hơn dựa trên những gì đang được thảo luận về các chủ đề đó. Và điểm đặc biệt ở phương pháp này là mối quan hệ giữa các phần khác nhau được thực hiện thông qua việc thụt lề.

Hãy luyện tập kỹ năng ghi chép mỗi ngày, bởi vì nó sẽ là nguồn tài liệu tuyệt vời mà chúng ta có thể tham khảo mọi lúc mọi nơi. Đồng thời kỹ năng ghi chép cũng giúp chúng ta tăng cường khả năng ghi nhớ và giải phóng tư duy sáng tạo. Ngoài 3 phương pháp ghi chép kể trên, bạn còn biết những kỹ thuật ghi chép nào nữa, hãy cho chúng tôi biết trong phần bình luận nhé.

Cập nhật tin tuyển dụng mới nhất của KFC » TẠI ĐÂY