Mẫu biên bản tiêu hủy tài liệu hết giá trị và hướng dẫn soạn thảo chi

Xã hội luôn không ngừng biến đổi và phát triển, dần dần có những tài liệu hết giá trị. Đối với các tài liệu hết giá trị, thì luật định trong những phương pháp xử lý tài liệu hết giá trị đó chính là tiêu hủy tài liệu hết giá trị. Khi thực hiện hoạt động tiêu hủy tài liệu hết giá trị, các cơ quan, tổ chức cá nhân thực hiện lập biên bản tiêu hủy tài liệu hết giá trị. Bài viết dưới đây Luật Dương Gia sẽ giới thiệu về biên bản tiêu hủy tài liệu hết giá trị.

Luật sư tư vấn pháp luật qua tổng đài trực tuyến 24/7: 1900.6568

1. Biên bản tiêu hủy tài liệu hết giá trị là gì? Biên bản tiêu hủy tài liệu hết giá trị dùng để làm gì?

Tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và vật mang tin khác. (Khoản 2 Điều 2 Luật Lưu trữ năm 2011)

Tài liệu hết giá trị cần loại ra để hủy là tài liệu có thông tin trùng lặp hoặc đã hết thời hạn bảo quản theo quy định và không còn cần thiết cho hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử. (Khoản 3 Điều 17 Luật Lưu trữ năm 2011)

Biên bản tiêu hủy tài liệu hết giá trị là văn bản được lập giữa cơ quan có tài liệu hết giá trị bị tiêu hủy và cơ quan tiêu hủy tài liệu hết giá trị. Trong biên bản tiêu hủy tài liệu hết giá trị thể hiện các nội dung như bên có tài liệu hết giá trị bị tiêu hủy, cơ quan tiêu hủy tài liệu hết giá trị, thông tin về tài liệu bị tiêu hủy,…

Biên bản tiêu hủy tài liệu hết giá trị dùng để ghi nhận về hoạt động tiêu hủy tài liệu hết giá trị giữa các bên chủ thể.

2. Mẫu biên bản tiêu hủy tài liệu hết giá trị:

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

———

, ngày …. tháng …. năm

BIÊN BẢN

Về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị

Căn cứ Quyết định số …ngày… tháng… năm…của ……….. về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị,

Hôm nay, vào hồi ….

Tại (nơi huỷ)…

Chúng tôi gồm:

1….cơ quan, đơn vị…

2… cơ quan, đơn vị…

3….cơ quan, đơn vị…

4….cơ quan, đơn vị…

5……

Đã tiến hành tiêu hủy số tài liệu hết giá trị thuộc Phông (khối)…

Số lượng tài liệu được tiêu hủy …

Phương pháp hủy: (nghiền bột giấy, cắt nhỏ…)……

Chúng tôi đã hủy hết số tài liệu ghi trong Danh mục tài liệu hết giá trị theo quy định.

Biên bản này lập thành 2 bản: cơ quan, đơn vị có tài liệu giữ một bản, cơ quan, đơn vị thực hiện tiêu hủy tài liệu giữ một bản./.

ĐẠI DIỆN CƠ QUAN (ĐƠN VỊ) TIÊU HUỶ TÀI LIỆU

(Họ và tên, ký)

Xác nhận của cơ quan

(Ký tên, đóng dấu)

ĐẠI DIỆN CƠ QUAN (ĐƠN VỊ) CÓ TÀI LIỆU TIÊU HUỶ

(Họ và tên, ký)

Xác nhận của cơ quan

(Ký tên, đóng dấu)

3. Hướng dẫn viết biên bản tiêu hủy tài liệu hết giá trị:

Trên biên bản tiêu hủy tài liệu hết giá trị ghi địa danh, ngày tháng năm lập biên bản.

Ghi thông tin về Quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị

Ghi nơi tiêu hủy tài liệu hết giá trị

Ghi thành phần, cá nhân tham gia tiêu hủy tài liệu hết giá trị.

Ghi các thông tin về tài liệu bị tiêu hủy như thuộc Phông nào, số lượng tiêu hủy, phương pháp hủy.

Cuối đơn các bên ký tên và đóng dấu cơ quan.

4. Hoạt động xác định giá trị tài liệu:

Hoạt động xác định giá trị tài liệu cần tuân theo những quy định tại Điều 16 Luật Lưu trữ năm 2011 như sau:

– Xác định giá trị tài liệu phải bảo đảm nguyên tắc chính trị, lịch sử, toàn diện và tổng hợp.

– Xác định giá trị tài liệu được thực hiện theo phương pháp hệ thống, phân tích chức năng, thông tin và sử liệu học.

– Xác định giá trị tài liệu phải căn cứ vào các tiêu chuẩn cơ bản sau đây: Nội dung của tài liệu; Vị trí của cơ quan, tổ chức, cá nhân hình thành tài liệu; Ý nghĩa của sự kiện, thời gian và địa điểm hình thành tài liệu; Mức độ toàn vẹn của phông lưu trữ; Hình thức của tài liệu; Tình trạng vật lý của tài liệu

Hội đồng xác định giá trị tài liệu được thành lập để tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc xác định thời hạn bảo quản, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, lựa chọn tài liệu lưu trữ của Lưu trữ cơ quan để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử và loại tài liệu hết giá trị.

Hoạt động xác định giá trị tài liệu do Hội đồng xác định giá trị tài liệu thực hiện. Hội đồng xác định giá trị tài liệu do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định thành lập. Thành phần của Hội đồng bao gồm: Chủ tịch Hội đồng; Người làm lưu trữ ở cơ quan, tổ chức là Thư ký Hội đồng; Đại diện lãnh đạo đơn vị có tài liệu là ủy viên; Người am hiểu về lĩnh vực có tài liệu cần xác định giá trị là ủy viên.

Hội đồng xác định giá trị tài liệu thảo luận tập thể, kết luận theo đa số; các ý kiến khác nhau phải được ghi vào biên bản cuộc họp để trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức. Trên cơ sở đề nghị của Hội đồng xác định giá trị tài liệu, người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định thời hạn bảo quản tài liệu, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, lựa chọn tài liệu lưu trữ của Lưu trữ cơ quan để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử; hủy tài liệu hết giá trị. (Điều 18 Luật Lưu trữ năm 2011)

5. Quy định pháp luật về hoạt động hủy tài liệu hết giá trị:

Điều 28 của Luật Lưu trữ năm 2011 quy định về hoạt động hủy tài liệu hết giá trị như sau:

1. Thẩm quyền quyết định hủy tài liệu hết giá trị được quy định như sau:

a) Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định hủy tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ cơ quan.

b) Người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền về lưu trữ các cấp quyết định hủy tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ lịch sử cùng cấp.

2. Thủ tục quyết định hủy tài liệu hết giá trị được quy định như sau:

a) Theo đề nghị của Hội đồng xác định giá trị tài liệu, người đứng đầu cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử đề nghị cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ cùng cấp thẩm định tài liệu hết giá trị cần hủy; người đứng đầu cơ quan, tổ chức không thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử đề nghị Lưu trữ cơ quan của cơ quan, tổ chức cấp trên trực tiếp có ý kiến đối với tài liệu hết giá trị cần hủy;

Căn cứ vào ý kiến thẩm định của Hội đồng xác định giá trị tài liệu hoặc ý kiến của cơ quan cấp trên trực tiếp, người có thẩm quyền quy định tại khoản 1 Điều này quyết định việc hủy tài liệu hết giá trị;

b) Theo đề nghị của Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu, người đứng đầu cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ quyết định hủy tài liệu có thông tin trùng lặp tại Lưu trữ lịch sử.

Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu do người đứng đầu cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ quyết định thành lập để thẩm tra tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ lịch sử;

3. Việc hủy tài liệu hết giá trị phải bảo đảm hủy hết thông tin trong tài liệu và phải được lập thành biên bản.

4. Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị gồm có:

a) Quyết định thành lập Hội đồng;

b) Danh mục tài liệu hết giá trị; tờ trình và bản thuyết minh tài liệu hết giá trị;

c) Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu; Biên bản họp Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu;

d) Văn bản đề nghị thẩm định, xin ý kiến của cơ quan, tổ chức có tài liệu hết giá trị;

đ) Văn bản thẩm định, cho ý kiến của cơ quan có thẩm quyền;

e) Quyết định hủy tài liệu hết giá trị;

g) Biên bản bàn giao tài liệu hủy;

h) Biên bản hủy tài liệu hết giá trị.

5. Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị phải được bảo quản tại cơ quan, tổ chức có tài liệu bị huỷ ít nhất 20 năm, kể từ ngày hủy tài liệu.

Tại Nghị định số 01/2013/NĐ- CP của Chính phủ Quy định chi tiết về Luật Lưu trữ,

Thì tài liệu lưu trữ điện tử được xác định giá trị theo nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn xác định giá trị nội dung như tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác và phải đáp ứng các yêu cầu sau:

– Bảo đảm độ tin cậy, tính toàn vẹn và xác thực của thông tin chứa trong tài liệu điện tử kể từ khi tài liệu điện tử được khởi tạo lần đầu dưới dạng một thông điệp dữ liệu hoàn chỉnh;

– Thông tin chứa trong tài liệu lưu trữ điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh. (Điều 4)

Tại Điều 11 quy định về việc hủy tài liệu lưu trữ điện tử hết giá trị như sau:

– Tài liệu lưu trữ điện tử hết giá trị được hủy theo thẩm quyền, thủ tục như tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác hết giá trị.

– Việc hủy tài liệu lưu trữ điện tử phải được thực hiện đối với toàn bộ hồ sơ thuộc Danh mục tài liệu hết giá trị đã được phê duyệt và phải bảo đảm thông tin đã bị hủy không thể khôi phục lại được.