Mẫu biên bản vụ việc và hướng dẫn lập biên bản vụ việc

1. Mẫu biên bản vụ việc là gì?

Mẫu biên bản vụ việc là mẫu văn bản ghi nhận nội dung vụ việc đã xảy ra trong nội bộ doanh nghiệp để làm căn cứ giải quyết các vấn đề liên quan. Mẫu biên bản vụ việc với các nội dung: thông tin người lập biên bản, người liên quan, người chứng kiến, thời gian, nội dung sự việc, kết quả xử lý vụ việc.

Mẫu biên bản vụ việc được dùng để ghi chép lạp lại nội dung vụ việc, quá trình xảy ra vụ việc.

2. Mẫu biên bản vụ việc:

Mã hiệu:

Phiên bản:

Ngày ban hành:

BIÊN BẢN VỤ VIỆC

Hôm nay, hồi…… giờ ……. ngày ….. tháng …… năm ……Tại:……(1)

Chúng tôi gồm:

Người lập biên bản:(2)

1- Ông (bà): ………. chức danh:……

2- Ông (bà): ………. chức danh:……

Người chứng kiến:

Ông (bà): …… chức danh:………(3)

Số CMND:………. cấp ngày ……/……../…….. tại ……(4)

Địa chỉ thường trú:……(5)

Người liên quan đến vụ việc:

Ông (bà): ….…. chức danh:………(6)

Số CMND:……….cấp ngày ……/……../…….. tại …………(7)

Địa chỉ thường trú:……(8)

Tiến hành lập biên bản vụ việc sau đây: (ghi thời gian, địa điểm xảy ra, phát hiện vụ việc, nội dung diễn biến, hiện trường, nguyên nhân, người chứng kiến, người liên quan, hậu quả tác hại, các biện pháp đã xử lý, kết quả đã xử lý kèm theo biên bản thu giữ tang chứng, vật chứng nếu có):…(9)

Biên bản được lập thành ……. bản.

Biên bản kết thúc hồi ………. giờ ……. cùng ngày, mọi người có tên trên xác nhận sự việc, cùng ký tên dưới đây:(10)

Người chứng kiến

(ký, ghi rõ họ tên)

Người có liên quan

(ký, ghi rõ họ tên)

Người lập biên bản

(ký, ghi rõ họ tên)

3. Hướng dẫn cách lập biên bản vụ việc:

(1): Điền ngày, tháng, năm, địa điểm lập biên bản

(2): Điền tên, chức danh của người lập biên bản

(3): Điền tên, chức danh của người chứng kiến

(4) : Điền số chứng minh nhân dân/ căn cước công dân của người chứng kiến

(5): Điền địa chỉ thường trú của người chứng kiến

(6): Điền tên, chức danh của người liên quan đến vụ việc

(7): Điền số chứng minh nhân dân/ căn cước công dân của người liên quan đến vụ việc

(8): Điền địa chỉ thường trú của người liên quan đến vụ việc

(9): Điền nội dung vụ việc

(10): Điền ngày, giờ kết thúc biên bản

4. Mẫu biên bản làm việc:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

———o0o———

………, ngày…… tháng …… năm ……

BIÊN BẢN LÀM VIỆC

Về việc …………

Hôm nay, vào hồi ………… giờ ……… ngày ……… tháng ………. năm ……….

Tại….

1. Thành phần tham dự :

Ông/bà: … Chức vụ:……….

Bộ phận: …………

Ông/bà: …………. Chức vụ:……….

Bộ phận: ………..

Ông/bà: ………….. Chức vụ:………

Bộ phận: …………

2. Nội dung làm việc :….

Biên bản kết thúc vào hồi ……… giờ ……… ngày ….. tháng…… năm ……… Nội dung làm việc được các thành viên thông qua và cùng ký vào biên bản.

Biên bản có hiệu lực kể từ ngày ký, bao gồm …… trang và được lập thành ……. bản có nội dung và giá trị như nhau, mỗi bên giữ …… bản và gửi tới các cá nhận, tổ chức có liên quan làm căn cứ thực hiện./.

NGƯỜI THAM GIA LÀM VIỆC (4)

(Ký, ghi rõ họ tên)

NGƯỜI LẬP BIÊN BẢN

(Ký, ghi rõ họ tên)

5. Biên bản sự việc là gì?

– Biên bản sự việc hay biên bản làm việc là loại giấy tờ không thể thiếu trong các buổi làm việc của các doanh nghiệp, công ty và cơ quan hay các buổi trao đổi trực tiếp, gặp gỡ giữa các đối tác làm ăn.

– Biên bản sự việc được sử dụng hầu hết trong môi trường kinh doanh của doanh nghiệp, liên quan tới các buổi làm việc, trao đổi, giải quyết vấn đề. Đây là công cụ phổ biến và hữu hiệu nhất nhằm để ghi chép các nội dung, thông tin cũng như quá trình diễn ra sự việc, làm việc giữa các thành giữa các thành phần tham dự buổi họp.

– Chính vì vậy, hầu hết các biên bản sự việc được sử dụng tại các doanh nghiệp, các cơ quan, đơn vị hành chính. Tuy nhiên, vì đây là văn bản ghi chép lưu lại nên nó cũng có thể được sử dụng rộng rãi ở các cuộc họp, trao đổi ở các trường đại học, các sự kiện tổ chức như đại hội đảng, đại hội đoàn,…

6. Biên bản sự việc được dùng trong các trường hợp nào?

– Biên bản sự việc như đã được nêu ở trên thì được sử dụng chủ yếu và phổ biến với mục đích ghi chép lại nội dung trao đổi, thông tin giữa hai hay nhiều bên cùng tham gia một cuộc trao đổi hoặc một cuộc họp. Biên bản sự việc không phải là một loại văn bản có hiệu lực pháp lý nên không cần quá tuân thủ chặt chẽ về mặt nội dung lẫn hình thức. Phần lớn loại biên bản sự việc này chủ yếu được dùng để làm minh chứng cho các sự việc đã diễn ra tại buổi họp của doanh nghiệp, từ đó những người tham dự hay không tham dự có thể làm căn cứ để thực hiện theo công việc dễ dàng hơn. Vì vậy, khi xem lại biên bản sự việc thì người đọc có thể nắm bắt được tình hình của buổi họp hành, trao đổi đã diễn ra như thế nào.

Biên bản sự việc do tính chất đặc thù như đã nêu nên được sử dụng trong các trường hợp:

– Các buổi họp mang tính chất đông người và có tính quan trọng cao

– Các buổi trao đổi thông tin, bàn bạc ý kiến của hai hay nhiều người

– Các buổi họp lớp giữa cố vấn học tập và lớp tại đại học hay các buổi lễ tiến hành đề cử

7. Các yêu cầu của một biên bản vụ việc:

– Các yêu cầu về nội dung

Một biên bản sự việc cần phải đáp ứng được các yêu cầu chặt chẽ về mặt nội dung như sau: Sự việc, những sự kiện đã diễn ra trong các buổi họp, trao đổi, bàn bạc thông tin phải được ghi chép lại đầy đủ, chính xác, đầy đủ số liệu và minh chứng rõ ràng, chi tiết và cụ thể.

Người phụ trách ghi chép, lập biên bản sự việc phải tường thuật và ghi lại đầy đủ, trung thực, khách quan và đặc biệt không được dựa trên cảm xúc của cá nhân, tránh các trường hợp đánh giá chủ quan buổi họp diễn ra như nào vào biên bản.

– Nội dung, thông tin rõ ràng, mạch lạc, có đi vào trọng điểm và mấu chốt vấn đề, không lan man

– Thông tin chặt chẽ, logic với nhau, được ghi chép lại theo diễn biến chính xác của buổi làm việc, được sắp xếp hợp lí và theo một trình tự nhất định.

– Vì biên bản sự việc tại các doanh nghiệp không phải là một văn bản mang tính chất bắt buộc nên không cần phải tuân thủ theo bất kỳ mẫu đơn nào. Do đó, form của các biên bản sự việc có thể thay đổi ngẫu nhiên theo yêu cầu và mong muốn của các doanh nghiệp. Nhưng nhìn chung, để đảm bảo tính chất chặt chẽ và logic của biên bản sự việc thì các doanh nghiệp cần phải tuân thủ theo các yêu cầu nội dung được nêu ra dưới đây. Đó là các mục cần phải có trong một biên bản sự việc:

– Thứ nhất, đó là quốc hiệu – tiêu ngữ

– Thời gian, địa điểm ghi chép và lập biên bản sự việc

– Tiêu đề biên bản sự việc

– Thời gian, địa điểm cụ thể lập biên bản sự việc

– Các thành phần tham dự

– Nội dung làm việc

– Kết thúc biên bản làm việc: thời gian kết thúc, thời gian hiệu lực, số trang, số biên bản được lập thành và có giá trị như nhau,…

– Ký tên minh chứng biên bản sự việc

– Các yêu cầu về hình thức

– Ngôn từ ngắn gọn, súc tích, nêu bật được vấn đề một cách khái quát nhất

– Tránh các ngôn từ thiếu tính trang nghiêm, xúc phạm, thiếu văn minh, lịch sự, các ngôn từ đa nghĩa, mang nhiều nghĩa gây nhầm lẫn khi đọc

– Trình bày gọn gàng, cụ thể, chi tiết, sạch sẽ, không cẩu thả, tẩy xóa, gạch xóa

– Hoàn thiện đầy đủ các thông tin cần thiết cần phải có trong các biên bản sự việc

8. Một số lưu ý khi viết biên bản vụ việc:

– Nội dung, thông tin và phạm vi làm việc được nêu ra phải hợp pháp và tuân thủ nghiêm ngặt theo pháp luật, không trái với quy định của pháp luật, không mang tính chất thỏa thuận, trao đổi các ngành nghề hay địa điểm thuộc diện cấm của pháp luật.

– Cần ghi chú đầy đủ, chính xác, chi tiết và logic theo trình tự diễn ra của sự việc trong buổi họp, trao đổi đó, nhất là các vấn đề mang tính chất trọng tâm và quan trọng. Nếu lời nói của các bên đại diện thì cần phải ghi chép lại cho chính xác, nguyên văn để những người không tham gia sau khi đọc lại biên bản sự việc có thể nắm bắt được thông tin và vấn đề một cách dễ dàng và dễ hiểu nhất có thể.

– Người lập biên bản sự việc cần phải có trách nhiệm xác định và ghi chép rõ ràng các vấn đề đã đi tới thống nhất bởi các bên tham gia; thời gian, địa điểm thực hiện các thỏa thuận, trao đổi và thống nhất. Nếu buổi làm việc diễn ra không suôn sẻ và không đi tới được những thống nhất hay bất kỳ thỏa thuận nào được lập thành công thì người lập biên bản cũng nên tương thuật lại chi tiết để tìm ra những điểm còn khúc mắc.

– Biên bản làm việc giữa các bên tham dự phải có chữ ký của người đại diện hợp pháp các bên và chữ ký của người lập biên bản phải có trách nhiệm với những gì mình đã ghi chép lại.

9. Yêu cầu chung đối với một biên bản giải quyết vụ việc cần làm:

+ Số liệu, sự kiện trong quá trình lập mẫu biên bản phải chính xác, cụ thể

+ Người lập mẫu biên bản phải ghi chép chân thực, đầy đủ không được suy diễn chủ quan

+ Nội dung khi làm phải có trọng tâm, tránh lan man không tập trung vào trúng vấn đề.

+ Thông tin cần có độ chính xác cao, nếu có tang vật hoặc chứng cứ đi kèm thì càng tốt, người lập mẫu biên bản đòi hỏi phải có trách nhiệm chứng nhận nội dung biên bản sự việc mà mình lập nên, thông tin chính xác có độ tin cậy cao, đọc cho mọi người cùng nghe và sửa chữa lại thật khách quan, hợp tình tiết.

Bố cục chủ yếu của mẫu biên bản vụ việc cần tuân thủ đó là:

+ Quốc hiệu, tiêu ngữ

+ Tên văn bản và trích yếu nội dung

+ Ngày.. tháng.. năm.. giờ

+ Thành phần tham dự (kiểm tra, xác nhận sự kiện thực tế dự hội họp..)

+ Diễn biến sự kiện thực tế (phần nội dung)

+ Phần kết thúc (ghi thời gian và lý do)

+ Thủ tục ký xác nhận