Cách đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh qua mạng

Hướng dẫn cách đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh năm 2023 qua mạng: Thủ tục đăng ký giảm trừ gia cảnh; Mẫu hồ sơ – Thời hạn nộp hồ sơ đăng ký giảm trừ gia cảnh; Hồ sơ chứng minh người phụ thuộc lưu tại DN… theo các quy định hiện hành.

– Bài viết này Kế toán Thiên Ưng sẽ hướng dẫn: Đăng ký người phụ thuộc mới và Thay đổi thông tin người phụ thuộc (như: Tăng, giảm). Trước khi làm thủ tục đăng ký người phụ thuộc các bạn cần chú ý các vấn đề sau: – Người nộp thuế được tính giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc nếu đã đăng ký thuế và được cấp mã số thuế. (Nếu người nộp thuế chưa có MST thì không được giảm trừ cho người phụ thuộc) – Khi đăng ký giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc sẽ được cơ quan thuế cấp mã số thuế cho người phụ thuộc và được tạm tính giảm trừ gia cảnh trong năm kể từ khi đăng ký.

Xem thêm: Người phụ thuộc gồm những ai

–

I. Thời hạn nộp hồ sơ đăng ký người phụ thuộc cho cơ quan thuế:

Căn cứ theo Điều 33 Luật quản lý thuế số 38/2019/QH14 quy định: – Tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập có trách nhiệm đăng ký thuế thay cho cá nhân có thu nhập chậm nhất là 10 ngày làm việc kể từ ngày phát sinh nghĩa vụ thuế trong trường hợp cá nhân chưa có mã số thuế; – Đăng ký thuế thay cho người phụ thuộc của người nộp thuế chậm nhất là 10 ngày làm việc kể từ ngày người nộp thuế đăng ký giảm trừ gia cảnh theo quy định của pháp luật trong trường hợp người phụ thuộc chưa có mã số thuế. Chú ý:

Trường hợp người nộp thuế có phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng đối với người phụ thuộc khác hướng dẫn tại tiết d.4, điểm d, khoản 1, Điều 9 Thông tư số 111/2013/TT-BTC ngày 15/8/2013 của Bộ Tài chính (như: Anh ruột, chị ruột, em ruột, Ông nội, bà nội; ông ngoại, bà ngoại; cô ruột, dì ruột, cậu ruột, chú ruột, bác ruột, Cháu ruột…) thì thời hạn đăng ký giảm trừ gia cảnh chậm nhất là ngày 31/12 của năm tính thuế, quá thời hạn nêu trên thì không được tính giảm trừ gia cảnh cho năm tính thuế đó.

–

II. Thủ tục đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh:

Căn cứ theo quy định tại Khoản 10 Điều 7 Thông tư 105/2020/TT-BTC quy định hồ sơ đăng ký người phụ thuộc như sau: 1) Nếu là Cá nhân đăng ký người phụ thuộc trực tiếp tại cơ quan thuế: – Tờ khai đăng ký thuế Mẫu 20-ĐK-TCT ban hành kèm theo Thông tư 105/2020/TT-BTC. Nếu người phụ thuộc có quốc tịch Việt Nam từ đủ 14 tuổi trở lên thì cần thêm: – Bản sao Thẻ căn cước công dân hoặc bản sao Giấy chứng minh nhân dân còn hiệu lực. Nếu người phụ thuộc có quốc tịch Việt Nam dưới 14 tuổi thì cần thêm: – Bản sao Giấy khai sinh hoặc Hộ chiếu còn hiệu lực. Nếu người phụ thuộc là người có quốc tịch nước ngoài hoặc người có quốc tịch Việt Nam sinh sống tại nước ngoài thì cần thêm: – Bản sao Hộ chiếu còn hiệu lực. 2) Nếu là Doanh nghiệp đăng ký người phụ thuộc cho Nhân viên: – Trường hợp này thì cá nhân ủy quyền cho Doanh nghiệp đăng ký thuế cho người phụ thuộc thì trình tự, hồ sơ như sau: Bước 1: Cá nhân nộp các mẫu sau cho Doanh nghiệp: – Hồ sơ chứng minh người phu thuộc thì các bạn làm theo như mục II bên dưới. Bước 2: Doanh nghiệp nộp Mẫu 20-ĐK-TH-TCT (Mẫu 02TH) qua mạng: – Nếu DN thuộc diện nộp bản giấy trực tiếp cho Cơ quan thuế, thì tải Mẫu về tại đây: Mẫu 20-ĐK-TH-TCT theo Thông tư 105. (Còn cách điền Mẫu 20-ĐK-TH-TCT các bạn vẫn điền theo hướng dẫn bên dưới nhé). – Hiện tại thì hầu như tất cả DN sẽ nộp qua mạng nhé, chi tiết như sau: +) Doanh nghiệp các bạn phải có Chữ ký số nhé (Token). +) Trường hợp đăng ký người phụ thuộc cho ít người: Các bạn có thể khai trực tiếp trên thuedientu.gdt.gov.vn. +) Trường hợp đăng ký người phụ thuộc cho nhiều người: Các bạn có thể Tải bảng kê Excel vào phần mềm HTKK, rồi kết xuất XML để nộp qua thuedientu.gdt.gov.vn Lời khuyên: Dù đăng ký ít hay nhiều thì các bạn cũng nên làm trên phần mềm HTKK (Cách 2) -> Rồi kết xuất để nộp qua mạng nhé (Vì khi làm xong các bạn nên kết thêm 1 bản Excel để lưu lại kèm cùng hồ sơ nhé, tiếp nữa là khi có sai sót thì trên phần mềm HTKK có dữ liệu rồi chỉ việc điều chỉnh, thay đổi là xong) Chi tiết các bước như sau: Cách 2:Làm mẫu 02TH trên phần mềm HTKK rồi nộp qua mạng: – Các bạn nên làm trên phần mềm HTKK mới nhất nhé -> Nếu chưa có thì tải về tại đây nhé: Phần mềm HTKK mới nhất Chi tiết các bước như sau nhé: 2.1. Các bạn đăng nhập vào phần mềm HTKK -> “Kê khai” -> “Thuế thu nhập cá nhân” -> “Đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh”, như hình bên dưới: Chú ý: Mặc dù hiện tại có Mẫu mới là Mẫu 20-ĐK-TH-TCT Đăng ký thuế tổng hợp NPT của CN có thu nhập từ TL, TC” theo Thông tư 105 -> Nhưng mẫu này không có cột “Thời gian tính giảm trừ Từ tháng – Đến tháng” -> Nên các bạn có thể lựa chọn theo mẫu cũ là Mẫu “Đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh” theo Thông tư 92 để khai và nộp nhé. – Trường hợp đăng ký mới thì các bạn có thể chọn mẫu mới để làm. Nhưng trường hợp báo giảm (cắt) người phụ thuộc -> Thì các bạn bắt buộc phải chọn theo mẫu cũ nhé (vì mẫu mới theo TT 105 không có cột “Thời gian tính giảm trừ Từ tháng – Đến tháng”) -> nên không thể khai được (chỉ có thể kê khai bằng mẫu cũ theo Thông tư 92 nhé) 2.2. Tiếp đó các bạn chọn: “Năm” -> “Lần đăng ký” -> “Đồng ý” – Tiếp đó màn hình sẽ xuất hiện như hình dưới và các bạn điền các thông tin vào: 2.3 Cách nộp Mẫu 02TH – Đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh qua mạng: Lưu ý: – DN bạn phải có chữ ký số nhé và cắm vào máy tính. – Và cũng nộp qua trang: thuedientu.gdt.gov.vn – Nếu DN bạn đã đăng ký Mẫu 02TH trên thuedientu.gdt.gov.vn (Tức là đã nộp Mẫu 02TH rồi) -> Thì không phải đăng ký nữa -> Chỉ cần nộp Tờ khai 02TH (Bỏ qua bước này -> Thực hiện bước “Nộp Tờ khai” bên dưới) -> Để biết DN bạn đã đăng ký Mẫu 02TH hay chưa: -> Bấm vào “Khai thuế” -> “Đăng ký tờ khai” => Sẽ hiển thị hết tất cả các Loại Tờ khai mà DN bạn đã đăng ký. – Nếu DN bạn chưa đăng ký Mẫu 02TH trên thuedientu (Tức là đây là lần đầu Đăng ký người phụ thuộc trên trang thuedientu) -> Thì phải đăng ký Mẫu 02TH trên thuedientu, trình tự như sau: Bước 1: Đăng ký Mẫu 02TH trên thuedientu: – Bạn đăng nhập vào website thuedientu.gdt.gov.vn bằng Tài khoản Chữ ký số mà DN bạn đã đăng ký (Chú ý: Phải đăng nhập bằng TK “MST-QL” nhé, giống như trên phần 1 bên trên nhé): – Tiếp đó bấm vào mục “Khai thuế” -> “Đăng ký tờ khai” -> “Đăng ký thêm tờ khai” -> Tìm đến phần “Thuế thu nhập cá nhân” -> Tích chọn “02TH – Bảng tổng hợp đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh” -> Sau khi đăng ký xong Mẫu 02TH => Thì các bạn mới có thể nộp được mẫu 02TH trên thuedientu.gdt.gov.vn được nhé. Bước 2: Cách nộp Mẫu 02TH trên thuedientu: – Vào mục “Khai thuế” -> “Nộp tờ khai XML” -> “Chọn tệp tờ khai” Các bạn chọn nơi lưu File XML (File mẫu 02TH mà các bạn vừa kết xuất ở Bước 2 bên trên nhé). -> “Ký điện tử” -> “Nộp tờ khai” – Sau khi nộp xong -> Các bạn phải tra cứu để xem kết quả như nào nhé. Cuối cùng: – Bấm vào “Tra cứu” -> “Tra cứu tờ khai” -> “Lựa chọn loại tờ khai và ngày nộp để tìm cho nhanh -> “Tra cứu” -> Sẽ hiển thị kết quả nộp hồ sơ. -> Chỉ sau khoảng vài phút đến vài chục phút là sẽ có kết quả các bạn bạn nhé. – Như vậy là các bạn đã đăng ký người phụ thuộc xong và đã được cấp MST người phụ thuộc thành công!. Chú ý: Mặc dù là nộp qua mạng là xong. Nhưng cũng vẫn có 1 số chi cục thuế yêu cầu: Nộp bản cứng nhé. => Nên sau khi nộp qua mạng xong, mà các bạn chưa thấy kết quả thì: Liên hệ với Chi cục thuế để được hỗ trợ cụ thể nhé -> Xem có phải In bảng cứng (File Excel, có chữ ký, đóng dấu …) để nộp cho bộ phận 1 cửa để nộp nhé. Điều chỉnh trường hợp thông tin sai, không được cấp MST: – Căn cứ vào kết quả phản hồi nhận được từ CQT, trường hợp cấp MST không thành công Tổ chức trả thu nhập yêu cầu người lao động bổ sung thông tin và thực hiện theo hướng dẫn sau: + Lỗi do thông tin kê khai sai: Doanh nghiệp kê khai điều chỉnh bổ sung thông tin. + Lỗi trùng thông tin CMND/giấy khai sinh của NPT: Doanh nghiệp thông báo với người lao động thực hiện việc xác minh, điều chỉnh thông tin CMND/ Giấy khai sinh như nội dung hướng dẫn của Tổng cục Thuế đối với các trường hợp cấp MST cho NNT trùng CMND trước đây và khai nộp lại với CQT (gồm danh sách trùng và phô tô chứng minh nhân dân hoặc giấy khai sinh). + Trùng thời gian giảm trừ NPT: Doanh nghiệp hướng dẫn Người nộp thuế thực hiện đăng ký kết thúc giảm trừ gia cảnh của lần đăng ký trước đó hoặc điều chỉnh thời gian giảm trừ của lần đăng ký hiện tại. Một số trường hợp các bạn cần chú ý: – Nếu người phụ thuộc không cùng hộ khẩu nhưng đang sống cùng NNT hoặc người phụ thuộc không sống cùng NNT nhưng NNT phải trực tiếp nuôi dưỡng thì Cá nhân phải nộp thêm mẫu sau cho Doanh nghiệp: Mẫu 07/XN-NPT-TNCN (ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC)

IV. Hồ sơ chứng minh người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh:

Chi tiết các bạn tại đây:Hồ sơ chứng minh người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh a. Địa điểm nộp hồ sơ chứng minh người phụ thuộc: – Người nộp thuế Nộp cho DN. -> DN phải có trách nhiệm lưu giữ hồ sơ chứng minh người phụ thuộc và xuất trình khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra thuế. b. Thời hạn nộp hồ sơ chứng minh người phụ thuộc: – Trong vòng 3 tháng kể từ ngày nộp tờ khai đăng ký người phụ thuộc (bao gồm cả trường hợp đăng ký thay đổi người phụ thuộc). – Nếu quá thời hạn trên mà NNT không nộp hồ sơ chứng minh người phụ thuộc sẽ không được giảm trừ cho người phụ thuộc và phải điều chỉnh lại số thuế phải nộp. Chú ý: Khi Người nộp thuế (cá nhân) thay đổi nơi làm việc thì phải đăng ký NPT lại từ đầu nhé.