Mẹo tiết kiệm thời gian khi dùng Microsoft Excel (phần 1) – UniTrain

• BTV
• Bài viết

Ứng dụng bảng tính Excel của Microsoft Office là một công cụ mạnh mẽ, sở hữu đầy đủ tính năng để làm việc với các bảng tính, thống kê, theo dõi, báo cáo phức tạp. Với số lượng câu lệnh, tính năng khổng lồ bạn sẽ mất rất nhiều thời gian để có thể sử dụng thành thạo, nhưng nếu nắm được một số mẹo dưới đây sẽ giúp giảm đáng kể thời gian khi làm việc trên Excel.

1. Sử dụng mẫu

Một trong những cách tiết kiệm thời gian tốt nhất cho hầu hết mọi tác vụ là sử dụng các mẫu (template). Bạn có thể dùng chúng trong Microsoft Word để phục vụ các chương trình nghị sự, bản tin hay báo cáo. Trong Excel, mẫu lại càng hữu ích. Đối với timeline dự án, lịch, hóa đơn, ngân sách và nhiều hơn nữa, lợi dụng những công cụ định dạng sẵn, lại cực kỳ thuận tiện này chắc chắn sẽ giúp tiết kiệm được nhiều thời gian và công sức.

Việc thu thập các mẫu bảng tính cần thiết cũng dễ dàng như khi sử dụng chúng. Trang web của Microsoft cung cấp rất nhiều mẫu Excel khác nhau cho lịch, kế hoạch, công cụ theo dõi, bảng thời gian,… Vertex24 có nhiều lựa chọn mẫu thú vị cho lịch, ngân sách, danh sách việc cần làm và bảng cân đối. Một nguồn mẫu Excel khổng lồ cho hóa đơn, hàng tồn kho, form đăng nhập,… là Spreadsheet 123.

2. Cố định hàng và cột trong Excel

Nếu có một bảng dài chứa hàng tấn dữ liệu, bạn có thể phải cuộn chuột xuống hoặc lên rất lâu để có thể tìm đến vùng mình cần, nhưng khi tìm được dữ liệu lại không biết nó là cái gì, do dòng tiêu đề không thể nhìn thấy. Điều này rất mất thời gian khi phải kéo lên kéo xuống liên tục chỉ để xem tiêu đề của dữ liệu. Tuy nhiên, nếu đóng băng các hàng và cột thì những tiêu đề vẫn sẽ được giữ nguyên khi di chuyển chuột trong bảng tính.

Vào tab View > Freeze Panes trên dải Ribbon. Trong menu thả xuống của Freeze Panes, chọn Freezze Panes (đóng băng cả hàng trên cùng và cột đầu tiên), Freeze Top Row (đóng băng hàng trên cùng của bảng tính), Freeze First Column (đóng băng cột đầu tiên của bảng tính).

Bây giờ, khi cuộn chuột xuống dưới, lên trên, sang phải, sang trái, bạn sẽ thấy cột và hàng đã đóng băng không bị di chuyển và luôn ở trong tầm mắt. Để hủy bỏ đóng băng những hàng, cột này, chỉ cần chọn lệnh Freeze Panes lần nữa và nhấp vào Unfreeze Panes.

Lưu ý: Với những phiên bản Excel cũ hơn, quá trình trên có thể khác biệt đôi chút. Chọn ô chung cho cả hàng và cột muốn đóng băng, sau đó nhấp vào Freeze Panes.

3. Sử dụng Fill Handle

Fill Handle là một dấu chấm đen xuất hiện ở góc dưới bên phải khi chọn một hoặc một nhóm các ô trong một cột. Biết cách sử dụng Fill Handle sẽ giúp bạn tiết kiệm được hàng tấn thời gian khi cần phải điền dữ liệu như số thứ tự, ngày, tháng, năm liên tục vào nhiều ô. Có vài cách để sử dụng Fill Handle.

Đầu tiên, có thể nhanh chóng tạo ra danh sách các số đếm bằng cách nhập 1 vào ô đầu tiên, 2 vào ô bên dưới nó, rồi chọn cả hai ô, Fill Handle xuất hiện, kéo xuống các ô bên dưới cho đến khi đạt đến số mong muốn. Không nhất thiết phải điền từ 1, bạn có thể làm từ bất cứ số nào như 15, 20, nhưng nó chỉ có thể tạo ra một dãy số tiến, liên tục. Nghĩa là nếu điền 15, bạn sẽ tạo đc danh sách từ 15, 16, 17, 18,…

Khi sử dụng tính năng này cho ngày tháng, chỉ cần điền vào một ngày bất kỳ như 05/01/2017, chọn ô đó và kéo xuống dưới, Excel sẽ tự động tăng ngày tháng đúng y như lịch. Thao tác này cũng có thể áp dụng khi cần tạo cột cho các tháng trong năm hay các ngày trong tuần.

Một cách sử sụng hữu ích khác là khi cần điền giá trị tương tự vào toàn bộ cột trong bảng tính. Ví dụ, điền vào ô chữ cái A, chọn ô và nhấp đúp chuột vào Fill Handle. Thao tác này sẽ nhập giá trị A cho tất cả các ô còn lại của cột trong bảng tính.

4. Chuyển đổi giữa cột và hàng

Nếu bạn có một bảng tính sử dụng các đề mục trong cột hoặc hàng (hoặc cả 2) và nghĩ rằng khi đổi cột cho hàng thì bảng tính sẽ trực quan hơn thì hãy sử dụng mẹo này để thực hiện nhanh chóng và dễ dàng. Nó giúp bạn tiết kiệm nhiều thời gian hơn khi không phải gõ lại các tiêu đề.

Dưới đây là các bước để di chuyển các ô từ hàng tiêu đề sang cột tiêu đề:

• Chọn các ô trong cột chứa tiêu đề
• Nhấp chuột phải, chọn Copy hoặc nhấp vào nút Copy trên tab Home của dải Ribbon
• Chọn ô trong hàng và cột bạn muốn các tiêu đề bắt đầu.
• Nhấp chuột phải và chọn Paste Special hoặc nhấp Paste > Paste Special trên tab Home của dải Ribbon
• Tích vào hộp checkbox Transpose ở góc dưới bên phải
• Nhấn OK và xem kết quả

5. Truy cập máy tính

Bên cạnh việc hỗ trợ add-in máy tính từ bên ngoài, Excel cũng tích hợp sẵn tính năng máy tính, do đó nếu không muốn cài thêm add-in, bạn có thể tận dụng lợi thế của máy tính có sẵn này. Điều này sẽ tiện lợi trong trường hợp muốn tính toán nhanh chóng phép tính không được xây dựng trong bảng tính.

Excel cho phép thêm máy tính vào cả dải Ribbon và thanh công cụ Quick Access.

Để thêm máy tính vào 2 vị trí này, bắt đầu bằng cách chọn File > Options. Sau đó, chọn Customize Ribbon (thêm máy tính vào dải Ribbon) hoặc Quick Access Toolbar (thêm vào Quick Access), tùy thuộc vào vị trí bạn muốn.

Trong Choose commands from: > All Commands > Calculator và nhấn Add >> để thêm máy tính vào thanh công cụ Quick Access. Nếu thêm vào Ribbon thì cần tạo một nhóm tùy chỉnh rồi thêm máy tính vào đó.

6. Liên kết các tab hoặc các cột

Nếu file Excel của bạn có chứa nhiều bảng tính với dữ liệu được tham chiếu chéo giữa chúng thì việc tạo ra một liên kết trực tiếp sẽ giúp truy cập nhanh hơn. Điều này đặc biệt hữu ích nếu cần chia sẻ bảng tính với những người khác để họ có thể di chuyển đến dữ liệu được tham chiếu một cách nhanh chóng.

Thực hiện theo các bước đơn giản dưới đây để tạo liên kết:

• Chọn ô có chứa dữ liệu muốn liên kết
• Nhấp chuột phải chọn Hyperlink hoặc đi đến tab Insert, chọn Hyperlink
• Trong cửa sổ pop-up hiện ra, chọn Place in this Document
• Sau đó nhập văn bản để hiển thị trong ô đó, nhập một tham chiếu ô cụ thể nếu muốn và bảng tính trong file Excel với dữ liệu đang liên kết đến
• Nhấn OK

7. Sử dụng phím tắt của Excel

Thường xuyên sử dụng các phím tắt khi thao tác trên Excel chắc chắn là một giải pháp tiết kiệm thời gian hiệu quả.

Bạn có thể tham khảo nhiều phím tắt Excel hơn trong bài viết: Tổng hợp phím tắt cho Microsoft Excel 2016-P1

Dưới đây là một số phím tắt có thể tăng tốc độ công việc một cách đáng kể:

• F4 hoặc Fn + F4 để lặp lại lệnh cuối cùng, bao gồm thay đổi định dạng như màu sắc hoặc phông chữ
• Alt + H, E, A để xóa các nội dung, định dạng và dữ liệu đính kèm khác trong ô được chọn
• Ctrl + W để đóng bảng tính và Ctrl + O để mở bảng mới
• Ctrl + Shift + : (dấu hai chấm) để nhập vào thời gian hiện tại và Ctrl + Shift + ; (dấu chấm phẩy) để nhập vào ngày hiện tại
• Shift + F9 để tính toán các bảng tính đang hoạt động
• Shift + Tab để di chuyển đến ô trước hoặc tùy chọn
• Ctrl + Home để di chuyển đến đầu bảng tính
• Ctrl + Page Down để di chuyển đến bảng tiếp theo trong một file Excel và Ctrl + Page Up để di chuyển đến bảng tính trước đó

Xem thêm

Mẹo tiết kiệm thời gian khi dùng Excel (phần 2)

Power Pivot – Công cụ phân tích và Lập mô hình dữ liệu

Công cụ Dashboard trong Excel giúp bạn những gì?