PDCA là gì? Quy trình PDCA trong hệ thống quản lý chất lượng

PDCA là gì?

Trước khi tìm hiểu về quy trình PDCA trong QMS được diễn ra như thế nào, doanh nghiệp cần phải nắm được khái niệm về PDCA là gì. Cụ thể:

Khái niệm về PDCA

PDCA là cụm từ viết tắt của Plan – Do – Check – Act tượng trưng cho 4 công việc cần thực hiện một cách tuần tự để đảm bảo việc quản lý đạt được hiệu quả tối ưu. Cụ thể:

• Plan: Thiết lập kế hoạch.
• Do: Triển khai kế hoạch đã được thiết lập.
• Check: Đánh giá kết quả triển khai thực tế.
• Act: Thay đổi, cải tiến.

4 Bước trên đây được sắp xếp thành một vòng tuần hoàn khép kín thể hiện rằng PDCA là một chu trình lặp đi lặp lại từ việc lên kế hoạch, thực hiện, đánh giá, thay đổi để tạo ra sự cải tiến liên tục trong một quá trình, hoạt động cụ thể của doanh nghiệp.

Ví dụ về chu trình PDCA

Để hiểu rõ hơn khái niệm chu trình PDCA là gì, doanh nghiệp có thể tham khảo ví dụ sau đây:

Plan

Tổ chức một chương trình khuyến mãi nhằm tri ân khách hàng.

Do

Triển khai chương trình theo kế hoạch đã thiết lập.

Check

Đánh giá số lượng khách hàng tham gia, lợi nhuận, phản hồi của khách hàng sau khi chương trình kết thúc.

Act

Cải tiến các điểm còn thiếu sót ở chương trình khuyến mãi lần này vào các chương trình về sau.

Lợi ích của chu trình PDCA trong doanh nghiệp

Chu trình PDCA được coi là một trong những công cụ quản lý hữu hiệu nhất hiện nay bởi những lợi ích mà nó đem lại cho doanh nghiệp, bao gồm:

• Là cơ sở giúp các quy trình được cải liên tục để đạt được mục tiêu đặt ra.
• Theo dõi, kiểm soát hoạt động sản xuất, kinh doanh một các hiệu quả, toàn diện.
• Khuyến khích doanh nghiệp thay đổi cách quản lý hiệu quả hơn.
• Có thể áp dụng linh hoạt trong nhiều hệ thống quản lý khác nhau như ISO 9001, ISO 22000, ISO 14001,…
• Duy trì hiệu lực cho hoạt động giám sát các quy trình, dự án.
• Nâng cao hiệu suất lao động của đội ngũ cán bộ nhân viên trong doanh nghiệp.
• Nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường.

Chu trình PDCA hoạt động như thế nào?

Như đã đề cập tới trước đó, chu trình PDCA gồm 4 thành phần cũng chính là 4 bước cốt lõi cần áp dụng để quản lý các hoạt động của doanh nghiệp. Cụ thể như sau:

➣ Bước 1: Thiết lập kế hoạch (Plan)

Khi lập kế hoạch cho bất cứ một công việc hay hoạt động gì, doanh nghiệp cũng cần xác định những yếu tố sau:

• Xác định vấn đề cần giải quyết hoặc phòng ngừa.
• Xác định mục tiêu cụ thể của việc lập kế hoạch.
• Xác định các hành động, quy trình cần thực hiện để đạt được những mục tiêu được đặt ra.
• Xác định các nguồn lực cần thiết để thực hiện các hành động, quy trình đó.

➣ Bước 2: Triển khai kế hoạch (Do)

Trước tiên, doanh nghiệp cần phải phổ biến về kế hoạch tới cho các cá nhân/ bộ phận có liên quan. Sau đó, căn cứ vào nội dung cụ thể trong bản kế hoạch, doanh nghiệp bắt đầu triển khai các công việc vào trong thực tế. Đồng thời, ghi lại những dữ liệu, thông tin thu thập được trong quá trình thực hiện. Đây chính là cơ sở phục vụ hoạt động đánh giá trong tương lai.

➣ Bước 3: Đánh giá kết quả của kế hoạch (Check)

Tại bước này, doanh nghiệp cần tổ chức một cuộc đánh giá để kiểm tra, xác nhận tiến độ hoàn thành cùng kết quả công việc trong thực tế so với những chỉ tiêu được đặt ra trong kế hoạch.

Đồng thời, việc đánh giá cũng nhằm mục đích phát hiện các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện. Từ đó, tìm hiểu nguyên nhân và mức độ ảnh hưởng của chúng để có những biện pháp khắc phục phù hợp.

➣ Bước 4: Hành động để thay đổi (Act)

Căn cứ vào các khó khăn, vấn đề được nhận định từ hoạt động đánh giá, doanh nghiệp cần thiết lập các biện pháp ngăn ngừa và khắc phục sao cho phù hợp và đảm bảo có hiệu quả. Đồng thời, cập nhập lại các thông tin này lại vào kho dữ liệu để có căn cứ áp dụng vào các hoạt động/ dự án trong tương lai.

Quy trình PDCA trong hệ thống quản lý chất lượng

Một trong những ứng dụng phổ biến nhất của chu trình PDCA chính là tích hợp vào với QMS theo tiêu chuẩn ISO 9001. Cụ thể, quy trình PDCA trong hệ thống quản lý chất lượng được gắn liền với điều khoản 4 – 10 của tiêu chuẩn ISO 9001 như sau:

Plan – Thiết lập kế hoạch

Khi áp dụng chu trình PDCA vào QMS, doanh nghiệp cần phải đảm bảo việc lên kế hoạch được thực hiện đều đặn theo chu kỳ tối thiểu 1 năm/lần. Điều này đảm bảo cho kế hoạch luôn được cập nhập và phù hợp với bối cảnh của doanh nghiệp ở thời điểm thực hiện.

Trong chứng nhận iso 9001, việc thiết lập kế hoạch QMS được thực hiện trên cơ sở tuân thủ 4 khoản lớn sau đây:

Điều khoản 4: Bối cảnh của tổ chức

– Xác định bối cảnh thực tế bên trong và bên ngoài của doanh nghiệp đang diễn ra như thế nào (4.1).

– Hiểu rõ nhu cầu cùng mong đợi của các bên quan tâm (4.2).

– Từ đó, xác định phạm vi QMS (4.3) cùng các quá trình QMS cần thiết (4.4).

Điều khoản 5: Sự lãnh đạo

– Cam kết của lãnh đạo về việc áp dụng và vận hành QMS theo ISO 9001 (5.1).

– Xây dựng, thực hiện và duy trì chính sách chất lượng (5.2).

– Xác định, phân bố vai trò, quyền hạn và trách nhiệm của các nhân/ bộ phận liên quan tới QMS (5.3).

Điều khoản 6: Hoạch định

– Thiết lập những hành động giải quyết rủi ro/cơ hội (6.1).

– Thiết lập các mục tiêu chất lượng và hoạch định hành động để đạt được mục tiêu đó (6.2).

– Hoạch định sự thay đổi (6.3).

Điều khoản 7: Hỗ trợ.

– Xác định các nguồn lực cần thiết cho QMS (7.1).

– Trao đổi thông tin lẫn nhau (7.4).

– Thành lập thông tin dưới dạng văn bản (7.5).

Do – Thực hiện kế hoạch

Bước này được hiểu là việc doanh nghiệp đưa những kế hoạch vào thực tế thông qua việc áp dụng các quy trình được thiết lập trước đó. Việc thực hiện kế hoạch có liên quan tới một phần thuộc điều khoản 7 và phần lớn là tập trung ở điều khoản 8, cụ thể:

Điều khoản 7.2: Năng lực

Điều khoản 8: Thực hiện

• Hoạch định, thực hiện và kiểm soát việc thực hiện (8.1)
• Yêu cầu về sản phẩm/dịch vụ (8.2)
• Thiết kế, phát triển sản phẩm/dịch vụ (8.3)
• Kiểm soát các quá trình, sản phẩm/dịch vụ do bên ngoài cung cấp (8.4)
• Sản xuất và cung cấp sản phẩm/dịch vụ (8.5)
• Thông qua sản phẩm/dịch vụ (8.6)

Check – Kiểm tra, đánh giá việc thực hiện

Khi có những dữ liệu thu thập, tổng hợp được từ khâu triển khai, thực hiện kế hoạch, doanh nghiệp cần phải thường xuyên đánh giá, kiểm tra hoạt động của QMS một cách tổng thể. Hoạt động này được tiêu chuẩn ISO 9001 trình bày tới ở điều khoản 9: Đánh giá kết quả hoạt động với những nội dung như sau:

• Thực hiện theo dõi, đo lường, phân tích và đánh giá sự thỏa mãn của khách hàng và những dữ liệu thu thập được (9.1)
• Tổ chức các cuộc đánh giá nội bộ (9.2)
• Xem xét của lãnh đạo (9.3)

Act – Hành động cải tiến

Sau khi kết thúc cuộc đánh giá, doanh nghiệp phải xem xét và tiến hành cải tiến. Hoạt động này có thể bao gồm việc khắc phục, xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình vận hành QMS, cải tiến liên tục, thay đổi hoặc đổi mới. Việc cải tiến trong tiêu chuẩn ISO 9001 được mô tả tập trung qua các điều khoản sau:

• Sự không phù hợp cùng hành động khắc phục (10.2)
• Cải tiến liên tục (10.3).

Hy vọng với những chia sẻ trên đây, doanh nghiệp đã nắm được khái niệm PDCA là gì? Cũng như nắm rõ được các bước triển khai cụ thể khi áp dụng quy trình PDCA trong hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001.

Nếu còn bất cứ thắc mắc gì liên quan tới chu trình PDCA, hay cần được tư vấn về hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001, doanh nghiệp có thể gọi tới hotline 0976 389 199 để được hỗ trợ, giải đáp trong thời gian sớm nhất.