Quy chế là gì? Thẩm quyền ban hành và quy trình xây dựng quy chế?

Mỗi cơ quan, tổ chức hay công ty doanh nghiệp nào cũng cần có một quy chế riêng thể hiện những nguyên tắc, chế độ làm việc, quan hệ công tác,… để đảm bảo tính kỷ luật, nguyên tắc, hài hòa trong cơ cấu hoạt động của tổ chức đó. Vậy quy chế là gì?

1. Quy chế là gì?

Mỗi cơ quan, đơn vị từ tư nhân đến nhà nước đều cần có một quy chế để quy định mọi việc từ chế độ làm việc, nguyên tắc, công tác nhân sự, quy định công ty, quan hệ công tác, …. tất cả các quy chế này được quy định một cách rõ ràng và minh bạch, thường những quy chế thường mang yêu cầu cần đạt được và có tính định khung mang tính nguyên tắc. Giúp cho các công ty và doanh nghiệp đảm bảo được tính kỷ luật, hài hòa trong cơ cấu hoạt động, đảm bảo đúng nguyên tắc đề ra.

Chúng ta có thể hiểu khái niệm về quy chế như sau: quy chế là một văn bản hoặc toàn thể các văn bản có chứa quy phạm pháp luật hoặc quy phạm xã hội do cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự nhất định, có hiệu lực bắt buộc thi hành đối với các thành viên của cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi điều chỉnh của quy chế.

Hiểu một cách đơn giản về quy chế đó chính là một văn bản hoặc toàn thể các văn bản của một công ty, một doanh nghiệp nào đó có quy phạm pháp luật hoặc những quy phạm xã hội do cơ quan, tổ chức, cá nhân những người có thẩm quyền, chức năng ban hành theo thủ tục, trình tự nhất định. Khi quy chế này ban hành thì mọi cá nhân trong công ty, doanh nghiệp đều có nghĩa vụ và trách nhiệm thực hiện theo.

Quy chế trong tiếng Anh được hiểu là Regulation.

Quy chế là văn bản có chứa quy phạm pháp luật hoặc quy phạm xã hội do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ban hành, quy chế theo một trình tự, thủ tục nhất định, có hiệu lực đối với các thành viên thuộc phạm vi điều chỉnh của quy chế.

Quy chế là quy phạm điều chỉnh các vấn đề như chế độ chính sách, công tác nhân sự, quyền hạn, tổ chức hoạt động…quy chế đưa ra những yêu cầu mà các thành viên thuộc phạm vi điều chỉnh của quy chế cần đạt được và mang tính nguyên tắc.

2. Yếu tố để đề ra quy chế:

Tại Việt Nam, pháp luật không bắt buộc doanh nghiệp phải ban hành quy chế trong công ty, nhưng thực tế thì tính pháp lý của các quy chế này vẫn được pháp luật thừa nhận. Do đó, quy chế trong doanh nghiệp sẽ được xây dựng căn cứ theo Luật Doanh nghiệp và một số các văn bản pháp luật có liên quan đến ngành, nghề hoạt động của công ty.

Có 3 yếu tố chính bắt buộc khi đề ra các quy chế ở các cơ quan, tổ chức, bao gồm:

– Yếu tố về hợp pháp Những quy chế các cơ quan, tổ chức đề ra phải hợp với quy định của pháp luật nhà nước. Nếu trái pháp luật, các cá nhân có quyền không thực hiện. Thậm chí, người đề ra còn phải chịu tội vì những đề xuất đó.

– Quy chế phải mang tính thực tiễn Theo đó, các hoạt động của công ty, tổ chức phải có sự phù hợp với các quy chế. Nếu không phù hợp, rất dễ mang đến những tác động xấu.

– Tính hiệu quả Quy chế góp phần tạo nên hành lang pháp lý, bảo vệ quyền lợi của các cá nhân và tổ chức. Do vậy, khi nó được áp dụng phải được sự ủng hộ, tôn trọng và thực thi bởi những người trong tổ chức đó. Quy chế mà công ty, tổ chức đưa ra có thể ban hành dưới dạng độc lập hoặc có thể ban hành chúng theo các nghị định chính phủ.

3. Nội dung của quy chế:

Tùy vào ngành nghề, lĩnh vực hoạt động hay đặc thù riêng của từng doanh nghiệp mà nội dung quy chế công ty sẽ khác nhau. Tuy nhiên, một số nội dung cơ bản cần thiết mà các quy chế đề cập đến sẽ bao gồm:

– Quy định chung về cơ cấu tổ chức bộ máy hoạt động của công ty;

– Quy định cụ thể về các hoạt động nội bộ như trình tự, thủ tục các cuộc họp; trình tự, thủ tục lựa chọn cán bộ quản lý; quy trình phối hợp hoạt động giữa các phòng ban trong công ty; …

– Quy định về hành chính, nhân sự như quy chế về công tác; quy chế về lương và trợ cấp; quy chế khen thưởng và kỷ luật; quy chế về quản lý tài chính và kiểm toán;…

– Các nội dung cụ thể khác có liên quan đến hoạt động quản trị nội bộ công ty.

Những yếu tố đảm bảo hệ thống quy phạm nội bộ của doanh nghiệp:

Để xây dựng và ban hành một văn bản quy phạm hợp pháp, phù hợp với thực tiễn công ty cũng như đảm bảo được tính khoa học và ứng dụng là điều không dễ, phải đảm bảo đủ cả 3 yếu tố sau:

– Tính hợp pháp: Phù hợp với các quy định của pháp luật, không trái luật.

– Tính thực tiễn: Phù hợp với yêu cầu quản lý điều hành, phù hợp với hoạt động của tổ chức trong từng lĩnh vực cụ thể.

– Tính hiệu quả: Tạo hành lang pháp lý cho tổ chức, góp phần tích cực vào công tác quản lý, điều hành cũng như toàn bộ hoạt động của tổ chức, khi được áp dụng phải được mọi người tôn trọng và quán triệt thực thi.

4. Những thuật ngữ trong quy phạm nội bộ doanh nghiệp:

Để giải đáp được câu hỏi trên, chúng ta trước tiên cần hiểu rõ bản chất của từng thuật ngữ. Cụ thể như sau:

– Quy chế là điều chỉnh các vấn đề liên quan đến chế độ chính sách, công tác tổ chức hoạt động, công tác nhân sự, phân công và phân cấp nhiệm vụ, quyền hạn, định mức, đơn giá áp dụng. Đồng thời, quy chế đưa ra yêu cầu cần đạt được và có tính định khung mang tính nguyên tắc.

Ví dụ như: Quy chế công ty Cổ phần, Quy chế công ty Trách nhiệm hữu hạn,…

– Quy định là quy phạm định ra các công việc phải làm, không được làm hoặc hướng dẫn thực hiện quy định của quy phạm pháp luật; điều lệ của doanh nghiệp, quy chế doanh nghiệp. Quy định chứa đựng nội dung hướng dẫn cụ thể về chuyên môn, nghiệp vụ phục vụ cho công tác điều hành của doanh nghiệp.

Ví dụ: Quy định lao động, Quy định khen thưởng,…

– Quy trình là quy phạm đề cập đến trình tự các bước công việc, nguồn lực được sử dụng, trách nhiệm của các bộ phận/phòng ban trực thuộc; trách nhiệm của các cá nhân trong việc phối hợp để quản lý và thực hiện một hoạt động hay một công việc nào đó.

Ví dụ: Quy trình tuyển dụng nhân sự, Quy trình giải quyết chế độ BHXH,…

– Nội quy là văn bản do cá nhân, cơ quan, tổ chức ban hành, quy định về những nguyên tắc xử sự chung, các hành vi vi phạm kỷ luật, biện pháp xử lý vi phạm và trách nhiệm về vật chất.

Nội quy là văn bản thực sự cần thiết cho các đơn vị sử dụng lao động và mang ý nghĩa thiết thức đối với bản thân người lao động, nội quy thường quy định liên quan đến thời giờ làm việc, nghỉ ngơi, bảo vệ tài sản, an toàn lao động…

5. Phân biệt Quy chế, Quy định:

Quy chế hướng đến điều chỉnh các vấn đề chế độ, chính sách, công tác tổ chức hoạt động, nhân sự, đơn giá…. Và nó cũng đưa ra những yêu cần nhất thiết phải đạt được. Nó có tính nguyên tắc rất cao.

Quy định thiên về việc vạch ra những công việc được làm, phải làm và không được làm. Nó chứa các nội dung cụ thể trong chuyên môn, nghiệp vụ của công ty, doanh nghiệp. Ví dụ: Quy chế về việc tổ chức điều hành của một công ty sẽ là: Vạch ra nội dung cơ cấu tổ chức. Công ty sẽ có bao nhiêu mảng? Sẽ có bao nhiêu bộ phận trong công ty? Lương, thưởng của từng bộ phận sẽ ra sao… Còn quy định của công ty sẽ thiên về các vấn đề như thời gian nghỉ ngơi, làm việc. Công ty sẽ giờ bắt đầu làm việc? Buổi sáng bắt đầu từ mấy giờ? Buổi chiều bắt đầu từ mấy giờ? Một tuần sẽ làm việc mấy ngày? Và mỗi ngày sẽ làm việc mấy giờ/ca.

Quy chế là văn bản có chứa quy phạm pháp luật hoặc quy phạm xã hội do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ban hành, quy chế theo một trình tự, thủ tục nhất định, có hiệu lực đối với các thành viên thuộc phạm vi điều chỉnh của quy chế.

Quy chế sẽ hướng đến việc điều chỉnh các chính sách, chế độ, nhân sự, công tác tổ chức hoạt động…đưa ra nhưng yêu cầu cần thiết phải đạt được, mang tính nguyên tắc cao.

Ví dụ cụ thể về quy chế trong công ty: Quy chế về cơ cấu tổ chức bộ máy điều hành.

Quy chế này do Hội đồng quản trị ban hành; Nội dung quy chế nhằm phân định rõ về cơ cấu tổ chức của bộ máy điều hành gồm bao nhiêu mảng? Bao nhiêu bộ phận? chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi bộ phận, cơ cấu chi tiết của bộ phận này (phòng, ban…).trong 1 công ty, sẽ có rất nhiều quy chế như: Quy chế lương, thưởng, quy chế tài chính, quy chế bảo mật thông tin kinh doanh,

Hiểu rõ hơn, quy chế trong công ty được hiểu là việc soạn thảo các văn bản quản lý nội bộ và là khung pháp chế trong nội bộ doanh nghiệp. Bao gồm tất cả các mối quan hệ trong nội bộ doanh nghiệp giữa người lao động với người lao động, giữa người lao động với ban quản trị điều hành và giữa ban quản trị điều hành với nhau đều được điều chỉnh bởi các quy chế quản trị điều hành này. Các văn bản quy chế này không được trái với pháp luật hiện hành.

Ví dụ cụ thể về quy định trong công ty: Về thời gian làm việc, thời gian nghỉ ngơi trong 1 công ty

a/ Giờ làm việc trong ngày:

+ Buổi sáng: Từ 8h30 đến 12h;

+ Buổi chiều: Từ 14h đến 17h30.

b/ Ngày làm việc trong tuần: Tuần làm việc 6 ngày

– Thời giờ làm việc đối với các đơn vị sản xuất được quy định như sau:

+ Lao động tại nhà máy làm việc theo ca (3 ca/ ngay): Thời gian làm việc mỗi ca là 08 giờ.

+ Lao động làm việc tại mỏ hoặc tham gia bốc xếp, vận chuyển, vệ sinh công nghiệp… làm việc theo ngày, tách làm 2 phần và tổng thời gian lao động của một ngày là 08h.