HƯỚNG DẪN VIẾT THƯ BẰNG TIẾNG ANH CHI TIẾT CHO NGƯỜI

Trong thời kỳ hội nhập thế giới ngày nay, việc trao đổi thông tin qua thư từ với bạn bè, đối tác quốc tế không còn là chuyện xa lạ. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách viết thư bằng tiếng Anh sao cho trang trọng, chuẩn mực như người bản xứ. Trong bài viết ngày hôm nay, Langmaster sẽ trang bị cho bạn những kiến thức cần có để hoàn thiện một bức thư tiếng Anh chuẩn xác, dễ tạo ấn tượng tốt cho đối phương nhất nhé!

1. Cấu trúc một bức thư bằng tiếng Anh

1.1. Mở đầu (Heading)

Phần mở đầu (Heading), hay còn gọi là tiêu đề thư là phần tương đối quan trọng để gây chú ý ngay lập tức với người nhận. Phần này thường bao gồm lời chào và lời giới thiệu bản thân.

1.1.1. Lời chào hỏi (Salutation)

Gần như mọi lá thư trong tiếng Anh đều bắt đầu với một lời chào (Salutation) với cấu trúc thường thấy như sau:

Dear + tên người nhận

• Trường hợp bạn đã biết đến tên của đối phương nhưng hai người chưa thân thiết/chưa từng gặp nhau: Dear + Danh xưng + HọVí dụ: Dear Miss Taylor, Dear Mr Smith, Dear Mrs O’Kelly,…
• Trường hợp bạn đã biết về đối phương và thân thiết với người đó: Dear + Tên thường gọiVí dụ: Dear Linda, Dear James, Dear Linh,…
• Trường hợp bạn không biết tên của đối phương: Dear Sir/Madam

Cấu trúc này là một cách viết ngắn gọn nhưng thông dụng và có thể áp dụng được trong cả Formal Letter (thư trang trọng) và Informal Letter (thư không trang trọng gửi cho người thân, bạn bè).

1.1.2. Lời giới thiệu bản thân (Introduction)

Phụ thuộc vào mức độ thân thiết của người viết đối với người nhận và sự trang trọng của lá thư, người viết nên lựa chọn cách giới thiệu bản thân sao cho phù hợp. Nếu như đối phương là người bạn thường xuyên trao đổi thư từ, phần giới thiệu này có thể được lược bỏ.

Cấu trúc gợi ý:

My name is + … We met at/in + địa điểm/thời gian.

Ví dụ: My name is Phong. We met at your company last week.

Lưu ý: Đối với những bức thư trang trọng, người viết phải thêm cả phần Inside Address phía trước phần chào hỏi bao gồm thông tin của cả người gửi và người nhận. Người gửi sẽ phải hoàn thành đầy đủ các mục sau:

• Name (tên người gửi)
• Street Address (Tên đường)
• City, State Zip Code (Mã bưu điện thành phố, quốc gia)
• Phone Number (Số điện thoại)
• Date (Ngày gửi)
• Recipient’s Name (Tên người nhận)
• Recipient’s Job Title (Chức danh nghề nghiệp của người nhận)
• Name of Organization (Tên tổ chức)
• Street Address (Tên đường)
• City, State Zip Code (Mã bưu điện thành phố, quốc gia)

1.2. Nội dung chính (Body)

Trong phần này, bạn cần thể hiện chi tiết, rõ ràng, mạch lạc lý do viết thư và thông tin bạn mong muốn truyền tải tới người nhận, tránh lan man. Phần nội dung của một bức thư bao gồm 3 phần chủ yếu sau: lời hỏi thăm (opening comment), lý do viết thư (reasons to write) và nội dung chính (main point).

Bên cạnh đó, người viết cũng cần lựa chọn ngôn ngữ phù hợp với mục đích và đối tượng nhận bức thư (Formal hay Informal).

1.2.1. Lời hỏi thăm (Opening Comment)

Người viết thư thường sẽ đưa ra lời hỏi thăm về những sự việc xung quanh người nhận thư, chẳng hạn như sức khoẻ, gia đình, công việc, cuộc sống,…

Ví dụ:

• Hỏi thăm sức khỏe một cách thân mật:
  • How are you
  • How are things with you?
  • How have you been
  • What’s up?
  • How was your weekend/holiday/day?
• Hỏi thăm sức khỏe một cách trang trọng:
  • I hope you have a good day.
  • I hope you have a nice weekend.
  • I hope you are doing well.
• Hồi đáp bức thư một cách thân mật:
  • Thanks for your letter/email.
  • Thank you for writing to me/emailing me.
• Hồi đáp bức thư một cách trang trọng:
  • Thank you for your last letter/email about…
  • Thank you for contacting us.

1.2.2. Lý do viết thư (Reasons to Write)

Đây là phần dùng để nêu lý do viết thư. Cấu trúc thông thường để mở đầu phần này là I am writing to hoặc I will talk about…

Ví dụ:

• Nêu lý do viết thư với lá thư thân mật:
  • I am writing this letter/email to tell you about…
  • I am writing this letter/email to let you know about…

• Nêu lý do viết thư với lá thư trang trọng:

• I am writing this letter to request information about…
• I am writing this letter to ask about/enquire about…
• I am writing this letter to inform you that…
• I would like to inform you that…

Xem thêm:

=> CÁCH VIẾT VỀ NGƯỜI BẠN THÂN BẰNG TIẾNG ANH: TỪ VỰNG VÀ BÀI MẪU

=> CÁCH VIẾT EMAIL BẰNG TIẾNG ANH CHUẨN CHUYÊN NGHIỆP!

1.2.3. Nội dung chính (Main Point)

Trong phần nội dung chính của bức thư, bạn cần trình bày tất cả nội dung sự việc một cách ngắn gọn, súc tích, ngôn ngữ dễ hiểu để người đọc có thể nắm bắt thông tin dễ dàng.

Dạng 1: Thư đề cập đến vấn đề đã được nhắc đến trước đó

• As you mentioned/stated in your letter, …
• Regarding…/ With regards to…/ Concerning…/ As for…/ In terms of…/ According to…
• In response to your request…
• As per our previous conversation…
• According to our last meeting…

Dạng 2: Thư cảm ơn

• Thank you so much for…
• I was delighted to…
• It was my delight/pleasure to…
• I was extremely happy to…

Dạng 3: Thư xin lỗi

• I am writing this letter to apologize for…
• I would like to apologize for…
• I apologize for any inconvenience … may have caused.
• Once more, please accept my sincere apologies for…

Dạng 4: Thư yêu cầu

• Specifically, I’d like to know about…
• I look forward to receiving…
• I would like to have more details about…
• Could you please provide me with information regarding…

Dạng 5: Thư mời

• I hope/expect/am eagerly anticipating your attendance at my daughter’s birthday party this weekend at…
• I am having a farewell party because I am moving to a new house. I hope you can visit us at…
• Your participation would be an honor for us…
• If you could join us on …, that would be fantastic.

Dạng 6: Thư thông báo tin tốt

• We are happy to announce that…
• I am delighted to tell you that…
• You will be pleased to know that…

Dạng 7: Thư thông báo tin xấu

• I regret informing you…
• With tremendous sadness, we have to announce that…
• After careful consideration, we have decided to inform you that…
• I’m afraid that it wouldn’t be feasible…

Dạng 8: Thư phàn nàn

• I’ve decided to write this letter to show my dissatisfaction with…
• Your service, I must say, fell short of what I had expected.
• I am writing to complain about …

1.3. Phần kết thúc (Complimentary Close)

Khi viết lá thư bằng tiếng Anh, phần kết cũng phải bao gồm lời chào cũng như ký tên. Bạn cũng cần lưu ý lựa chọn cách mở đầu và kết thúc sao cho tương xứng – nếu mở đầu bằng “Sir/Madam” thì kết bằng “Faithfully”, còn mở đầu với tên thì phải kết thúc bằng “Sincerely”.

1.3.1. Câu kết thúc (Concluding Sentence)

Tuỳ thuộc vào tình huống mà bạn có thể lựa chọn những mẫu câu sau đây cho phần kết thúc:

• If you need to reach me, don’t hesitate to contact me at…/Feel free to contact me at…
• Please respond at your earliest convenience./ Please get back to me as soon as you can.
• Hope to hear from you soon.
• I look forward to receiving your letter soon.
• If you require any additional information, let me know.
• I would appreciate it if you could solve this issue as soon as possible.
• Please find the enclosed file of…/Please see attached…

1.3.2. Ký tên (Signing Off)

Trường hợp người viết có mối quan hệ thân thiết người nhận:

• All the best,
• Best,
• Best wishes,
• Bye,
• Love,
• Regards,
• Take care,

Trường hợp bức thư trang trọng (có đề cập đến tên trong phần chào hỏi – Dear Mr/Mrs/Ms,…)

• Best regards,
• Yours sincerely,
• Warm regards,

Trường hợp bức thư trang trọng (không đề cập đến tên trong phần chào hỏi – Dear Sir/Madam)

• Yours faithfully,

Xem thêm:

=> VIẾT ĐOẠN VĂN NÓI VỀ SỞ THÍCH BẰNG TIẾNG ANH: TỪ VỰNG VÀ BÀI MẪU

=> HƯỚNG DẪN VIẾT VỀ GIA ĐÌNH BẰNG TIẾNG ANH HAY NHẤT: TỪ VỰNG VÀ BÀI MẪU

2. Một số mẫu thư bằng tiếng Anh thông dụng cho bạn tham khảo

2.1. Bài mẫu viết thư bằng tiếng Anh – thư xin việc

Bài số 1

Dear Madam,

I am aware that you are seeking a restaurant manager for your hotel thanks to your information in … For this position, I’m available to help. I’ve provided details about my training and work history for your consideration below.

I have a degree in tourism from the Hanoi University of Social Sciences and Humanities. I have …. years of experience managing restaurants for hotels and resorts. My duties have included organizing, hiring, and supervising the daily operations of the restaurant. Please refer to my CV for further information about my qualifications.

Working for such a promising company as yours would be a fantastic opportunity for me. I would be really grateful if you would consider accepting my application and scheduling an interview at a time that is convenient for you.

Yours faithfully,

Hoang Minh Anh

Bản dịch

Kính gửi Bà,

Tôi biết rằng bà đang tìm kiếm một người quản lý nhà hàng cho khách sạn nhờ thông tin bà cung cấp tại … Đối với vị trí này, tôi sẵn sàng ứng tuyển. Tôi đã cung cấp thông tin chi tiết về quá trình đào tạo và làm việc của mình để bà xem xét bên dưới.

Tôi đã tốt nghiệp chuyên ngành du lịch của trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Hà Nội. Tôi có …. nhiều năm kinh nghiệm quản lý nhà hàng khách sạn và khu nghỉ dưỡng. Nhiệm vụ của tôi bao gồm tổ chức, thuê và giám sát hoạt động hàng ngày của nhà hàng. Vui lòng tham khảo CV của tôi để biết thêm thông tin về trình độ của tôi.

Làm việc cho một công ty đầy triển vọng như của bà sẽ là một cơ hội tuyệt vời cho tôi. Tôi sẽ thực sự biết ơn nếu bà cân nhắc chấp nhận đơn ứng tuyển của tôi và lên lịch phỏng vấn vào một thời gian thuận tiện cho bà.

Trân trọng,

Hoàng Minh Anh

Bài số 2

Dear Mr Long,

I’m writing to express my interest in the Accountant position that was posted on the website of…

In 2018, I finished my undergraduate studies with a major in accounting. I was employed as an accountant by… industrial company after I graduated. My responsibilities included checking the accuracy of all cash and credit card payments, reconciling bank transactions, managing all payable and receivable accountants, helping the chief accountant review the accountants’ records, creating tax reports like PIT, VAT, and CIT, calculating fixed assets, and preparing expenses.

You’ll find that I’m an enthusiastic, determined, and dedicated person who wants to develop and contribute. If given the chance, I would gladly dedicate myself to every activity, making sure that I complete it correctly and quickly.

I’ve included my CV with my application for your consideration. I look forward to having a discussion with you and going over my qualifications in greater detail.

Best regards,

Nguyen Nhat Minh

Bản dịch

Kính gửi ông Long,

Tôi viết thư này để bày tỏ sự quan tâm của tôi đối với vị trí Kế toán đã được đăng trên trang web của …

Năm 2018, tôi đã hoàn thành chương trình học đại học với chuyên ngành kế toán. Tôi đã được tuyển dụng làm kế toán bởi … cho một công ty công nghiệp sau khi tôi tốt nghiệp. Nhiệm vụ của tôi bao gồm kiểm tra độ chính xác của tất cả các khoản thanh toán bằng tiền mặt và thẻ tín dụng, đối chiếu các giao dịch ngân hàng, quản lý tất cả các kế toán phải trả và phải thu, giúp kế toán trưởng xem xét hồ sơ kế toán, tạo các báo cáo thuế như TNCN, VAT và TNDN, tính toán tài sản cố định, và chuẩn bị chi phí.

Ông sẽ nhận thấy tôi là một người nhiệt tình, quyết tâm và luôn muốn phát triển và cống hiến. Nếu có cơ hội, tôi sẵn sàng cống hiến hết mình cho mọi hoạt động, đảm bảo rằng tôi hoàn thành chúng một cách chính xác và nhanh chóng.

Tôi đã bao gồm CV của tôi kèm đơn đăng ký để ông có thể xem xét. Tôi mong sẽ có một cuộc thảo luận với ông và xem xét chi tiết hơn về trình độ của tôi.

Trân trọng,

Nguyễn Nhật Minh

2.2. Bài mẫu viết thư bằng tiếng Anh – thư cảm ơn

Dear Linda,

The lovely scarf was exactly what I wanted for Christmas, so thank you very much!

Receiving your gift is incredibly exciting, and I really want to see you in person to thank you.

I shall think of you and your kindness each time I wear the scarf.

I’ve already had a lot of praise for the scarf because it is my favorite color and it looks great on me.

Whenever I spend time with my family and friends, I’ll wear this scarf.

Once more, I want to thank you for your generosity and beautiful Christmas gift. Happy New Year!

Love,

Ann

Bản dịch

Linda yêu quý,

Chiếc khăn đáng yêu là chính xác những gì mình muốn vào dịp Giáng sinh, vì vậy cảm ơn bạn rất nhiều!

Nhận được món quà của bạn là điều vô cùng thích thú và mình thực sự muốn gặp trực tiếp để cảm ơn bạn.

Mình sẽ nghĩ tới bạn và lòng tốt của bạn mỗi khi mình đeo chiếc khăn này.

Mình đã nhận rất nhiều lời khen ngợi về chiếc khăn vì nó là màu yêu thích của mình và nó trông rất hợp trên người mình.

Bất cứ khi nào mình dành thời gian cho gia đình và bạn bè, mình sẽ đeo chiếc khăn này.

Một lần nữa, mình muốn cảm ơn bạn vì sự hào phóng và món quà Giáng sinh tuyệt đẹp của bạn. Chúc mừng năm mới!

Yêu và quý,

Ann

2.3. Bài mẫu viết thư bằng tiếng Anh – thư mời bạn về thăm quê

Dear James,

How are you doing? Since our previous meeting, I’ve been missing you. You may be wondering why I am writing you a letter. You’re coming to Vietnam for a month, so I’d like to ask you to visit and spend some time with us there.

I live in stunning Thai Nguyen. Thai Nguyen is well known for its breathtaking scenery. I believe you would enjoy seeing our lush hills. Our supply of tea, oranges, pomelos, and other foods makes us really proud. You should view them for yourself, so I won’t give too much away. The locals are another aspect of Thai Nguyen that attracts visitors. The Thai Nguyen people are highly affable and kind. It’s wonderful for tourists that many locals speak English well. Here, you should check out some well-known sites like Bo Dau Trade Village and Nui Coc Lake.

There are a ton of other things about Thai Nguyen that you should see. In the near future, I hope to hear from you.

Best regards,

Dat

Bản dịch

James thân mến,

Bạn khỏe không? Kể từ cuộc gặp trước của chúng ta, tôi đã rất nhớ bạn. Bạn có lẽ đang tự hỏi tại sao tôi lại viết thư cho bạn. Bạn sắp đến thăm Việt Nam một tháng, vì vậy tôi muốn mời bạn đến chơi và dành thời gian với chúng tôi ở đây.

Tôi sống ở Thái Nguyên tuyệt đẹp. Thái Nguyên được biết đến với nhiều cảnh đẹp ngoạn mục. Tôi tin rằng bạn sẽ thích nhìn thấy những ngọn đồi tươi tốt của chúng tôi. Nguồn cung trà, cam, bưởi và các loại thực phẩm khác khiến chúng tôi thực sự tự hào. Bạn nên xem chúng tận mắt, vì vậy tôi sẽ không tiết lộ quá nhiều. Người dân địa phương là một khía cạnh thu hút du khách khác của Thái Nguyên. Người Thái Nguyên rất dễ mến và tốt bụng. Thật tuyệt vời cho khách du lịch khi nhiều người dân địa phương nói tiếng Anh tốt. Tại đây, bạn nên tham khảo một số địa điểm nổi tiếng như Làng nghề Bờ Đậu, Hồ Núi Cốc.

Có rất nhiều điều khác về Thái Nguyên mà bạn nên xem. Trong tương lai gần, tôi hy vọng nhận được phản hồi từ bạn.

Trân trọng,

Đạt,

2.4. Mẫu thư phàn nàn bằng tiếng Anh

Dear Mr Alan,

On October 3rd, in hopes of marking a joyous event, I brought my teammates to your restaurant. However, the food turned out to be so awful that it completely ruined our fun atmosphere.

Despite our clear requests to the hotel personnel, the exclusive vegetarian dishes we ordered nevertheless included some kind of meat. The other meals we ordered were all of terrible quality.

I’m hoping a reputable eatery like yours pays more attention to the staff’s culinary skills and improves the food.

I have been a frequent customer of your restaurant for the past three years, and I am looking forward to returning soon to try new dishes.

Yours sincerely,

Emily Swan

Bản dịch

​​Ông Alan thân mến,

Vào ngày 3 tháng 10, với hy vọng đánh dấu một sự kiện vui vẻ, tôi đã đưa những người bạn trong nhóm của mình đến nhà hàng của ông. Tuy nhiên, các món ăn thành ra kinh khủng đến mức phá hỏng hoàn toàn không khí vui vẻ của chúng tôi.

Mặc cho những yêu cầu rõ ràng của chúng tôi với nhân viên khách sạn, các món ăn chay riêng mà chúng tôi đặt hàng vẫn bao gồm một số loại thịt. Các bữa ăn khác mà chúng tôi đặt hàng đều có chất lượng tồi tệ.

Tôi hy vọng một nhà hàng uy tín như của ông sẽ chú ý hơn đến kỹ năng nấu nướng của nhân viên và cải thiện món ăn.

Tôi là khách hàng quen thuộc của nhà hàng ông trong ba năm qua và tôi rất mong sớm được quay lại để thử các món ăn mới.

Trân trọng,

Emily Swan

2.5. Mẫu thư xin lỗi bằng tiếng Anh

Dear Mr /Mrs/ Ms (Recipient’s name),

Thank you for your feedback regarding your faulty LED television. We sincerely apologize for the poor quality of the #A13668RG item you received on the specified date. We are sorry for the inconvenience this has caused.

Before we send any of our products, they all go through many stages of quality testing. We will undoubtedly conduct a formal inquiry to see how your goods managed to bypass our quality controls.

Your brand-new LED television has already been delivered, and it will arrive at your registered address in 2 to 4 business days. When you get the new television, kindly send the old one back in the provided box.

Yours sincerely,

(Your name)

Bản dịch

Kính gửi: Ông / Bà / Chị (Tên người nhận)!

Cảm ơn bạn đã phản hồi về chiếc tivi LED bị lỗi của bạn. Chúng tôi thành thật xin lỗi vì chất lượng kém của mặt hàng # A13668RG mà bạn nhận được vào ngày đã định. Chúng tôi rất tiếc vì sự bất tiện này đã gây ra cho bạn.

Trước khi chúng tôi gửi bất kỳ sản phẩm nào của mình, chúng đều trải qua nhiều giai đoạn kiểm tra chất lượng. Chúng tôi chắc chắn sẽ tiến hành kiểm tra chính thức để xem mặt hàng gửi tới bạn đã vượt qua vòng kiểm soát chất lượng của chúng tôi như thế nào.

Chiếc tivi LED hoàn toàn mới đã được giao và sẽ tới địa chỉ đã đăng ký của bạn sau 2 đến 4 ngày làm việc. Khi bạn nhận được tivi mới, vui lòng gửi lại tivi cũ vào hộp được cung cấp.

Trân trọng,

(Tên của bạn)

2.6. Mẫu thư yêu cầu bằng tiếng Anh

Dear Sir,

We saw your advertisement in the Enterprise Weekly Journal, and we would appreciate it if you sent us further information about your cameras. We’d also like to know about any discounts you offer.

Our business specializes in supplying cameras in France. We should mention that our business was founded five years ago for your information. If your products satisfy our specifications and a favorable offer is made, we will be able to market your products throughout Europe.

We are looking forward to your response.

Yours faithfully,

R.Antoine

Import-Export Manager

2.7. Mẫu thư thông báo tin tốt tới các nhân viên công ty bằng tiếng Anh

Dear All,

We are delighted to let you know that our October sales totaled 2.5 million USD, which was 30% higher than expected. This is a significant improvement over last year and evidence that the company is developing significantly.

We appreciate all of your effort and contribution. Without the joint efforts of each member of our staff, this would not have been achievable.

The management has decided to give everybody a $600 bonus in appreciation for this outstanding accomplishment.

Keep up the wonderful work.

Regards,

(Your name)

(Your job title)

Bản dịch

Thân gửi mọi người,

Chúng tôi rất vui mừng thông báo cho các bạn biết rằng doanh thu tháng 10 của chúng ta đạt tổng cộng 2,5 triệu USD, cao hơn 30% so với dự kiến. Đây là một sự tiến bộ đáng kể so với năm ngoái và bằng chứng cho thấy công ty đang phát triển đáng kể.

Chúng tôi đánh giá cao tất cả những nỗ lực và đóng góp của các bạn. Nếu không có sự nỗ lực chung của mỗi thành viên cán bộ nhân viên chúng ta, điều này sẽ không thể đạt được.

Ban quản lý đã quyết định thưởng 600 đô la cho mọi người để đánh giá cao thành tích xuất sắc này.

Cứ tiếp tục làm tốt như vậy nhé.

Trân trọng,

(Tên của bạn)

(Chức danh của bạn)

2.8. Mẫu thư thông báo tin xấu bằng tiếng Anh

Dear Mr Kim,

I am sorry to tell you that the product from your purchase #A99F2 is no longer available. We made a regrettable technical mistake here.

The money has been returned to your original payment method. Within one to two business days, it ought to show up in your account. I have also included a $50 gift card that you can spend in any of our shops or online.

Once more, I apologize for our error. If you have any concerns, kindly get in touch with me at 132-666-5775 or through email.

Sincerely,

J.Bruce

Customer Service Expert

Bản dịch

Ông Kim thân mến,

Tôi rất tiếc phải thông báo với ông rằng sản phẩm mà ông mua #A99F2 đã hết hàng. Chúng tôi đã mắc một sai lầm kỹ thuật đáng tiếc ở đây.

Số tiiền đã được hoàn trả theo phương thức thanh toán ban đầu của ông. Trong vòng một đến hai ngày làm việc, nó sẽ xuất hiện trong tài khoản của bạn. Tôi cũng đã gửi kèm một thẻ quà tặng 50 đô-la mà ông có thể chi tiêu tại bất kỳ cửa hàng nào của chúng tôi hoặc trực tuyến.

Một lần nữa, tôi xin lỗi vì sai lầm này. Nếu ông có bất kỳ thắc mắc nào, vui lòng liên hệ với tôi theo số 132-666-5775 hoặc qua email.

Trân trọng,

J.Bruce

Chuyên gia Dịch vụ khách hàng

Như vậy, Langmaster đã vừa bao quát cho bạn những kiến thức cần biết khi viết thư bằng tiếng Anh. Hy vọng, bạn có thể áp dụng những kiến thức trên một cách thuần thục và hiệu quả. Nếu bạn mong muốn được học thêm về cách viết đoạn văn trong tiếng Anh đối với các chủ đề khác, đừng quên thường xuyên theo dõi trang web của Langmaster. Đồng thời, bạn cũng có thể kiểm tra trình độ tiếng Anh miễn phí tại đây để lựa chọn chủ để phù hợp khi rèn luyện kĩ năng viết nhé!